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医学期刊审稿管理与服务体系建设

 论文栏目:期刊理论信息     更新时间:2018/11/30 10:04:01   

审稿专家提出的评审意见是评价稿件学术质量水平高低的重要依据,它决定着该稿件能否予以刊用,并且专家提出的修改意见还可以促进稿件内容质量的严谨性,提升学术水平,对期刊的生存发展起到了关键性的作用[1]。随着医学科学技术的进步,新理论、新技术和新方法不时应用于临床,知识更新快,周期短,为了不断提高审稿质量、审稿效率以及作者对审稿意见的执行力,医学类学报必须依据其自身的学科特殊性加强编辑审稿管理和服务体系建设。《安徽卫生职业技术学院学报》属于医学综合性学术期刊。本文总结分析本刊审稿管理和服务体系建设的具体举措,并通过对近3年本刊编辑部审稿专家对于来稿的审稿情况以及其修改、刊用情况进行数据统计,分析审稿管理和服务体系建设和应用的效果,以期探讨改进和完善医学类学术期刊编辑审稿服务体系建设的思路,从而提升学术期刊的编辑出版水平和效能。

1医学期刊审稿管理和服务体系建设的举措

建立严格的审稿管理制度和工作流程

审稿质量的好坏不仅关系到对待作者来稿的公平、公正性,还直接关系到期刊的编辑出版水平和质量,因此必须高度重视。我刊为加强审稿管理,制订了一系列审稿管理制度、组织和流程,如《来稿登记与送审取稿制度》《编审审稿要求与会审制度》《编辑校对流程与发稿规范》等,以严格的制度实行规范化管理。同时,设立审稿专家编审委员会,加强审稿的组织管理。其次,不断完善审稿和编辑工作流程,改进和完善编稿审稿标签,以严格的审稿格式规范和约束编稿及审稿行为;坚持落实每期的编务会议制度,讨论和处理审稿和编辑中出现的问题。总之,我刊建立并不断健全审稿、编辑制度,严格按照杂志社制定的“编辑工作制度”“编辑工作流程”进行来稿登记,坚持落实来稿的查重,实行“四审四校”及编审、编辑、校对双轨运行等制度,期间编辑主动加强与编审和作者的沟通交流,协调、指导作者根据编审专家的意见修改完善稿件,以便控制审稿和编辑质量,提升稿件的学术质量和水平。

构建审稿专家服务体系

审稿专家的审稿意见不仅决定着所审稿件是否予以刊用,而且专家提出的修改意见还可以促进稿件内容质量的严谨性,提升学术水平。因此审稿专家的水平、审稿态度和审稿方法等决定着采用稿的质量和期刊编辑出版水平,对期刊的生存发展起着关键性的作用[2]。学报编辑应对审稿专家选定和审稿服务工作高度重视,对于初审、复审如何选择审稿专家以及审稿要求、审稿服务等都应该进行认真研究,妥善处理。医学领域大、门类多,分科细,作者来稿涉及面广,我刊作为医学综合性科技期刊,针对医学综合性期刊特点,在开办初期就严格把关审稿专家的入选资格,建立并不断充实“审稿专家库”,从本校、安徽省立医院、安徽医科大学、安医大附属医院等医学高等院校及三甲医院选聘了一批具有高级技术职称,并在本省甚至全国医学相关领域有影响力的专家学者加入本刊的“审稿专家库”,通过发送邀请函和样刊让专家感受到本刊的诚意,对加入“审稿专家库”人员发放编审聘书,并讲明审稿制度与要求,约定权利和义务。建立审稿专家档案和联系渠道,如QQ、微信等,在发送待审稿件前通过短信、微信、腾讯QQ或者电话告知审稿专家,落实审稿任务,安排专人负责送、取审稿,并且以2周为一个周期,适时提醒审稿专家,使稿件在外审流程中运行明显,实现了审稿流程的通畅化、便捷化、快速化[3],保证审稿及时。

构建作者服务体系

忠诚的作者是学术期刊发展的重要资源,编辑要注重与作者联系,加强为作者服务并构建作者群。我刊建立了一整套作者联系、管理和服务的体系,要求编辑要主动热情服务作者,相关资料严格保管和规范利用。编辑接到作者的投稿后,及时建档、进行初审,对于符合要求者尽快整理后发送外审专家审阅;不轻易否决作者来稿,对于一些存在瑕疵的论文,应该热情主动地提出建议帮助其修改完善,然后再进入外审、复审及会审程序。编辑的创造性体现在编辑工作中根据作者的特点进行针对性的个性化服务,编辑应主动关心作者,询问论文修改进度,指导作者进行图表以及论文格式的设计,对于作者纠结的问题给出合理的建议,特殊情况下可先征求编审专家的同意,让作者与其讨论不同意见或疑问,实行在编审专家指导下的“责任编辑加工与作者会改”制,这些措施都会持续地影响着作者的投稿体验,有利于维护和发展核心作者群。

2审稿管理和服务体系应用的效果

研究资料与方法

我刊编辑部投稿系统于2015年1月—2017年12月共计接受2875篇符合本刊医学期刊宗旨的稿件,编辑经过知网查重检测、初审论文后因不符合本刊用稿条件直接退稿962篇,有1913篇稿件进入外审程序,共计送审3192篇次,最后刊登1312篇,刊用率达45.63%。现将近3年来本刊审稿专家对于来稿的审稿情况以及其修改刊用等情况进行数据统计,详细分析审稿管理和服务体系建设和应用的效果。

结果

我刊近3年的来稿审核周期近3年的来稿送审3192篇次,其中审核周期在3-4周者最多,其所占比例为67.04%,2周内审核完毕者占比为17.48%,合计84.52%的审稿专家能在编辑部以及作者可接受的时间段内完成审稿任务。我刊近3年稿件的审核及修改、刊用情况近3年有1913篇稿件进入外审程序,审稿专家建议983篇稿件需要修改,其中作者按照专家审稿意见要求修改919篇,作者对审稿意见的执行力达93.49%。3年共计刊用稿件1312篇,刊用率达45.63%。

3审稿专家及作者服务体系建设和应用中应注意的问题

加强审稿管理和服务体系建设,对提高审稿质量及编辑出版水平具有重大作用。我刊影响因子、他引率等综合评价指标跃居同类期刊前列,2017年1月,《安徽卫生职业技术学院学报》被《中国学术期刊评价研究报告(武汉大学版)》评定为“RCCSE(2017-2018)中国高职高专成高院校学报类核心期刊”(排名第六)。根据我刊的实践体会,加强审稿管理和服务体系建设需注意以下问题:

着眼于提高审稿专家的审稿积极性和严谨性

审稿专家利用业余时间把好稿件的质量关,为期刊的发展做出了积极贡献,编辑部理应提高审稿服务质量,促进专家提高审稿积极性和严谨性。(1)严格保密制度:我刊设立编审委员会,采用“双盲审稿制度”,并且规定在作者电话或者邮件咨询时均保证不泄露审稿人信息,以此保证审核结果的公正性。(2)定期提醒制度:外审专家队伍基本都是各个医学专科的专家和知名学者,其科研任务重,工作繁忙,编辑应利用微信、短信、腾讯QQ等通讯工具定期或适时提醒专家审稿,减少因专家事务繁忙造成审稿拖沓、周期延长等事件。(3)避免“审稿疲倦”:编辑应当注意不要把审稿任务过多地压在少数“职务”专家身上,否则易造成其应接不暇致使辞审。(4)注重日常互动:编辑要积极与审稿专家沟通交流,协助解决其审核过程中出现的疑问;在重大节日来临前给审稿专家邮寄贺卡、发送祝福邮件或者短信,加强人文关怀。(5)按时发放编审费和开展优秀专家评审:本刊按时发放编审费,并适当提高标准。定期进行优秀专家评审制度,优秀审稿专家颁发证书和纪念品,这既是对审稿专家的尊重,也是对其劳动成果的认可。本刊近3年的稿件审核结果显示84.52%的审稿专家能在编辑部及作者可接受的时间段内完成审稿任务,提示了这些措施的可行性和有效性。

维护和发展核心作者群

期刊具有周期性、延续性,只有服务好作者才能留住高水平论文及作者,从而不断地提高期刊的影响力。(1)“三个及时”制度:编辑在收稿后要及时回复,及时初审,及时反馈审核信息,尽量缩短来稿的编辑处理周期。(2)耐心与作者沟通:编辑对作者的服务具有持续性,在投稿至收刊的一系列过程中,编辑应主动、热情地与作者沟通交流,对于退修稿应定期询问稿件修改进度,协助作者修改。特殊情况可征得编审专家的同意后,让作者直接与其沟通交流,这些措施都会持续地影响着作者的投稿体验,有利于建设和发展的核心作者群;对于退稿论文要求编辑进行换位思考,照顾作者感受,力求退稿不退人,挖掘潜在核心作者。(3)引导作者的科研创新[4]:医学期刊是医学学科专业信息的集散地,编辑通过近期的来稿内容可以很容易地掌握到医学专业领域研究的热点和难点问题,在与其他作者的沟通过程中可以为其提供学科发展方向,减少研究的重复性,提升作者的科研水平和论文总体质量。

加强编辑修养,不断提高编辑服务水平

编辑要树立终身学习意识,不断加强调研和业务学习,提高自身的专业素养。不仅要不断提高文稿修改、加工润色的能力,还要不断提高交流沟通水平,帮助作者认识审稿专家的审稿意见,挖掘文稿的深度以及拓宽文稿的广度,并利用优秀的编校质量来提升论文的质量档次及其影响力,从而提升作者投稿体验的愉悦度[5],这样可以更好地维护编辑部与编审专家及作者群的良好关系。通过本研究分析得出,本刊近3年来稿审核后作者按照专家审稿意见要求修改稿件共计919篇,作者对审稿意见的执行力达93.49%。其中324篇稿件是通过编辑协助作者进行修改完善,提示优质的审稿服务体系有利于提高作者对于编审和期刊的认同感,树立起期刊在作者心中的品牌形象,从而有利于维护和发展核心作者群,共同促进期刊发展。综上所述,编辑的优质服务有利于提高编审专家的审稿积极性和严谨性,提高作者投稿体验的愉悦度和满意度,通过留住优秀论文从而提高期刊的影响力,使编辑、作者及审稿专家三方达到共赢效果,从而提高期刊编辑出版水平和质量。

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