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采编系统在学术期刊的应用

 论文栏目:期刊理论信息     更新时间:2018/11/26 10:10:35   

随着互联网技术的发展与普及,我国数字出版内容的创作、传播和利用模式不断推陈出新。2017年,国内重要的数字出版平台——同方知网(北京)技术有限公司(以下简称“知网”),为确保学术成果的首发权与快速传播,推出了“网络首发”新型数字出版模式,并提出每篇稿件“录用定稿网络首发”的效果等同于论文的纸质出版。[1]这在一定程度上大大加快了学术成果的传播速度,也对编辑部提出了更高的要求。为了适应这种新型出版模式的节奏,期刊编辑部需要提高工作效率,缩短刊期,以满足作者对稿件尽早见刊的迫切需求。对于仍采用传统邮箱投稿模式开展采编工作的编辑部来讲,尽早选择适合自身发展的采编系统已迫在眉睫。目前,国内的采编系统根据开发模式大致可分为3种:商业型(如玛格泰克、三才、勤云采编系统)、合作共享型(如腾云期刊协同采编系统)和自办型(如北京中医药大学主办的学术刊物自主开发)。[2]腾云期刊协同采编系统(以下简称“腾云采编系统”)是由知网开发的免费的大型采编平台,目前,已有2000多家期刊使用,但近几年对该系统在期刊编校中的应用研究不多,[3,4]特别是对近2年全新升级的参考文献审校系统、费用管理系统和2018年刚上线的“网络首发”新功能的使用情况的研究尚未见报道。《湿法冶金》期刊在总结和分析自身特点及需求的基础上,评价了腾云采编系统对期刊发展的适用性,认为该系统的应用有利于提升期刊形象,规范审编校流程,提高工作效率。因此于2018年2月1日正式开通使用。对该系统使用中发现的实际问题、解决办法及经验进行了总结,以供编辑同人参考。

一、采编系统的选择

2017年,知网推出“网络首发”新数字出版模式后,《湿法冶金》成为首批“网络首发”期刊之一。由于知网对“网络首发”期刊增加了审稿环节,会对稿件的政治、学术、出版质量进行把关,该环节一般需要1~2周,这就意味着编辑部若想保证原来的网络出版时间不变,就必须压缩编校时间,提高工作效率。经过对期刊自身特点、条件及发展现状进行总结分析后认为,改变以往的邮箱投稿模式,选择一个采编系统作为办公平台,对于提高工作效率十分有利。因此通过对国内几个大型采编系统进行对比研究,结果发现腾云采编系统具有以下几方面优势,能满足本刊发展需要。第一,系统免费。这对于办刊经费不十分充裕的期刊非常适用。第二,依托中国知网开发。在文献库和数字出版方面具有较大的优势,[5]而且目前期刊用户数量越来越多,系统的稳定性和功能完善性有保证。第三,功能较完善。实现了对整个编辑出版流程的智能化管理,能有效减少编辑工作量。第四,可建立门户网站。有助于期刊扩大影响力,并帮助作者识别期刊网站的真伪。此外,门户网站与采编系统相衔接,能实现数据交互,实时发布最新稿件处理信息、出版信息,有效促进期刊从传统出版向数字化转变。第五,推出手机应用系统。“掌上腾云”是以腾云数字采编系统为基础的手机应用系统,可改变传统的办公模式,突破办公场所的限制,跟上数字化出版的潮流。

二、系统应用效果分析

系统建成后,编辑部以不同的处理人员角色对系统进行全面测试,并对系统正式启用后遇到的问题进行了全面分析和总结,同时也对系统中还存在的一些有待改进或暂时无法实现的功能进行了整理,并反馈给知网工程师,以期不断提高和完善该采编系统的各项功能,使其成为期刊编辑出版的优秀办公平台。

(一)作者注册提示功能有待完善

测试中发现,编辑部邮箱偶尔会收到系统退信,提示采编系统给作者发送的注册或投稿成功通知邮件投递失败。遇到此种情况,编辑部无法联系作者提醒其更换邮箱注册,从而造成了稿件流失。所以,系统有必要对作者邮箱拒收的情况进行有效提示,从而避免作者迟迟无法完成注册而将稿件转投其他期刊,给编辑部造成稿件流失及负面影响。

(二)查重结果与学术不端检测系统(AMLC)结果存在差别

采编系统整合了AMLC的免费查重功能,可提供“文字复制比”“重复字数”等学术不端信息,但因未完全整合,还无法查看一稿多投等更多检测结果。若需要了解稿件是否一稿多投,还需要单独将稿件上传到AMLC中检测。但在测试中发现,系统整合后的学术不端检测系统在接到投稿后就会自动将稿件上传到AMLC系统进行检测,如果编辑部再单独将同一稿件上传到AMLC系统,结果会提示一稿多投。经与知网工程师一同测试,发现这是由检测系统引起的。为避免对稿件一稿多投产生误判,编辑部目前只能选择暂时关闭系统的学术不端检测功能。希望知网能早日将此功能与AMLC功能进行全面整合,最大限度地帮助审稿人员减少查重的工作量。

(三)参考文献审校系统对比资源仍需拓展

腾云采编系统对参考文献自动审校功能的整合,对编辑工作帮助很大,手工上传,单篇审校、整期审校等多种方式满足了各种稿件的参考文献审校需求。特别是对人名中的错别字、英文单词中漏写字母、页码错误等平时不易发现的问题的准确审校,有效地提高了参考文献校对的准确率。另外,参考文献审校报告非常详尽,可以直接返给作者,编辑不必再逐条标注后返给作者修改,可使作者在核对中了解参考文献著录格式,提升规范著录水平,准确著录。虽然目前该系统的中英文对比资源已具一定规模,但使用中发现仍有许多文献在系统中检索不到,且多为英文参考文献。另外,校对中还是存在一些期刊卷号缺失、合期(如(1/2)写成(1-2))、化学符号该大写改成了小写(如Co改成了co)等一些与国家标准不符的情况。所以建议知网继续扩大参考文献数据库资源,真正实现参考文献审校标准化、智能化。

(四)费用管理系统实用性有待加强

将“费用管理系统”嵌入采编系统,加快了编辑部费用管理工作的网络化、流程化、智能化进程。但是测试中发现该系统的实用性还有待加强,如“待通知交费”页面中有“保存”和“保存并通知”这两个按钮,两个按钮名称相似,极易导致误操作,从而导致没有给作者发出版面费通知而不自知,造成通知延误和不便。建议修改按钮名称或者删除前者保留后者,以减少误操作概率。另外,作者汇款后如未填写信息,“待作者交费”页面只显示“文章稿号”和“标题”,而不显示作者姓名,但汇款备注中显示的是作者姓名,所以查找起来不方便,建议在此页面添加作者,以便查找。(五)“网络首发”类型有待完善“网络首发”功能可切实提高期刊出版的时效性和影响力,而将其与采编系统整合,实现一键式发布,节省了再登录“网络首发”系统上传的工作步骤。但因编辑人员不足,实现单篇稿件录用“网络首发”还有困难,所以目前仍维持“整期定稿网络首发”的方式,但在采编系统中主要是针对单篇稿件进行录用稿或排版稿“网络首发”,而未整合“整期定稿网络首发”功能,所以还需完善“网络首发”类型。

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