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档案信息化建设问题与实践

 论文栏目:建设教育论文     更新时间:2018/7/27 9:16:33   

【摘要】在中职院校中,必须将档案信息建设的数字化、网络化进行到底,制定符合本校实际情况的管理制度,从而在根本上提升档案信息建设的综合水平。本文介绍了档案信息建设的重要性,分析了其建设中存在的问题,并且,对在数字化、网络化建设进行了思考。

【关键词】中职院校;档案信息;数字化;网络化;建设

近些年,信息技术、网络技术得到了很好的发展,在我国诸多的中职院校中,都对自身的各项工作进行了改革,尤其是档案信息建设方面,加大了投入力度,对档案建设工作提供了诸多便利。比起传统的档案建设方式,在数字化、网络化的环境下,弥补了传统方式的不足,使中职院校档案建设的水平上升到一个新高度,也促进档案建设工作稳定发展。

一、当前中职院校档案信息建设的重要性

档案可以体现了一个学校的发展历程,对学校的未来发展提供了重要参考依据,而且,对工作的效率,以及工作质量的提高具有关键作用,因此,档案建设工作还需要进一步完善,提高重视程度。就中职院校的档案建设工作而言,其重要性可直接影响高层领导了解本学校的实际情况,影响对其全面性以及真实性的认识。同时,本学校在日后的发展中,可以实现资源贡献,给予准确的参考数据。此外,其他关联的企业也能对本学校的经营状况进行客观的判断,促进了双方的交流,为校企合作打下了坚实的基础。

二、档案信息数字化、网络化建设存在的问题

(一)档案储存的保密性难以保证。随着网络技术的进步,网络安全也存在很大的威胁,档案文件的储存存在很大的安全隐患,保密性就成了重点问题。对于电子文件来说,不具有固定的形式,特定的字体以及签名等,由于特殊标记的缺失,资料很容易被修改,且修改起来比纸质文件还方便,保密性很难被保障,严重威胁着学校的信息安全。

(二)缺少专业的档案建设人员。在数字化、网络化的环境下,档案的储存、管理是多种形式的,与传统的纸质档案管理有很大不同,储存技术存在很大的差异。对档案信息进行建设时,习惯于传统模式的工作人员,往往学历较低,知识面也比较窄,对档案知识缺少系统性的培训,未能跟上现代化的脚步。如果只是懂得计算机技术,又或者是网络技术的人员,在档案的建设原则、理论上的经验有所不足是不能做好的,因此,档案建设人员既要懂得数字化、网络化技术,又要掌握现代档案建设的相关知识。

(三)档案信息化、网络化建设十分缓慢。档案建设是一项复杂又繁重的工作,要整理的资料很多。在传统的工作模式中,只是对纸质资料进行保存,不仅丢失的几率很大,也形成了浪费现象。如今,网络化技术不断发展,我们又迎来了数字化的时代,但是,档案建设工作还未能跟上社会的步伐,发展速度缓慢,电子文档还未能有效取代传统的纸质文档,信息建设也未能受到高度的重视,这就影响了档案建设水平的提升,也存在很多的漏洞。

(四)相关规章制度不够健全。在中职院校中,档案信息的管理制度非常关键,但是,在大部分院校中,还未能建立一个完整的制度,所以,档案信息建设也就不能取得较高的效率,档案信息的职能不能被发挥出来。如果在信息化、网络化的建设中,没有一个系统的管理模式,档案信息建设工作就会过于分散,缺少集中性。此外,由于工作人员缺少明确的目标,严重制约了档案信息建设的进程。

三、中职院校档案信息建设的实践

(一)加强档案信息的安全建设。网络系统的组成包括硬件和软件,也包含基础设施,以及其存储的数据材料,这些因素共同组成了计算机系统。网络安全的主要任务就是对网络系统中的各组成部分进行保护,使其免受破坏、更改,以及泄露等现象,要想系统处于正常的运行状态,连续的网络服务是必须给予保证的。对于网络安全来说,防火墙,或者是数据加密,还有攻击检测,以及数据恢复技术等都要进行利用,从而保证档案信息的安全性。

(二)制定合理的档案管理标准。在制定档案信息的建设标准时,首先要保证其科学性,符合国家的各类标准和相关规定。在标准化信息建设中,要充分结合学校档案的实际情况、管理特点等,对归档材料要严格把关,科学规整,从而实现档案信息资源的价值。此外,档案管理制度要定期进行修改,档案工作人员位责任制也要清晰明确,这样能保证档案信息的规范化管理。

(三)深化改革,提高工作人员的素质。中职院校的档案信息建设工作有着一定的系统性,这与质量管理人员的水平有直接关系,所以,在实际的建设中,必须对相关工作人员的专业能力进行提升。首先,调动档案信息建设人员的积极性,发挥主观能动性,以及创造性,丰富档案人员的专业知识。其次,引进现代化设备,增加了档案的种类,也使载体变得多样化,这就必须对建设方法进行创新,培养一批专业的人才,不仅会运用新的技术,还掌握全面的信息建设知识,从而更好地完成档案信息建设的数字化、网络化。

(四)实现信息同步化与实时化。档案的信息资源是学校的核心内容,对其进行妥善的管理对学校自身的发展具有关键的作用。因此,要顺应时代的发展,加快数字化、网络化建设的步伐,将电子信息化的管理模式取代传统的管理模式。同时,充分应用计算机的存储功能,通过网络的信息平台,对电子档案的数据库进行建设,而且操作简单,这对保存资料的完整性,以及快速查找都有积极作用,也提高了工作的效率。

四、结束语

对于中职院校的档案信息建设,应该充分了解档案管理存在的问题,分析如何才能实现档案信息的数字化、网络化建设。为了使这项工作得到落实,促进组织的良好发展,所以提出了相应的数字化、网络化策略,这有利于中职院校的档案建设长久发展,在竞争中保持较强的核心竞争力。

【参考文献】

[1]冯惠玲.电子文件新思维[J].档案学通讯,1998(6):25.

[2]杨润珍,傅电仁.浅谈档案馆信息服务工作的拓展[J].科技创新导报,2008(30):160.

[3]王荣国,李东来.数宇图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学刊,2001(5):2.

作者:张晓江 单位:太原幼儿师范学校

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