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信息技术视域下档案管理新模式

 论文栏目:信息技术论文     更新时间:2013-10-13 8:34:10   

1将信息技术引入档案管理的意义

1.1提升档案管理效能

目前,传统的人管档案已经难以适应时代发展大的新要求,需要引入信息技术推动档案管理工作日益规范化、现代化。积极运用信息技术,建立档案数据库及其链接,不仅能够使单位内部人员根据关键词或者代号快速找到所需档案,还能实现单位之间档案共享,及时快捷的实现单位间档案互调,从而提高档案工作效率。信息技术除快捷外,最重要的是能及时更新,这不仅可以促进工作人员及时警醒自身,还能使领导更清晰的掌握工作人员日常工作状态,极大推动档案管理工作及各项工作良性协调,提升档案管理效能。

1.2促进档案数据整合和优化

档案本身较为繁杂,尤其是人事档案涉及人的基本情况、家庭状况、学校表现、奖惩情况等,仅靠传统的人管档案很容易导致档案分类混乱交叉甚至是丢失。惟有运用信息技术将档案输入计算机,而后进行融合与分析,实施规范化管理,分析原有的工作人员档案,及时输入其新的档案,并将二者进行对比,删去已淘汰档案、剔除重复档案、增加新的内容,总结档案管理规律,促使档案管理工作适应时代发展要求,提高工作效能。随着科技的发展,基本可以实现数据库的自动整合与更新,既节省劳动力又方便快捷,大大提高了档案管理工作效率,实现档案的及时整合与优化。

2着力推进事业单位档案管理信息化的对策建议

2.1着力加强档案管理的“硬件”建设

强化“硬件”建设,是着力推进事业单位档案管理信息化的保证。要继续加大对硬件设施的投入力度,如计算机、数据库、存储设备等,为建立信息化的档案管理提供物质基础。选择性能较好的硬盘等存储设备,确保档案资料能够有效存储。充分考虑到事业单位档案具有连续性的特征,坚决避免档案顺序颠倒,做好旧档案的整理工作,实现档案的合理归档,促进档案资料库不断完善,为推进档案信息化建设打下坚实的基础。着力创新档案管理方法,积极应用新技术,在确保纸质档案安全高效的前提下,扩大电子档案的应用范围,充分发挥电子档案的作用。

2.2加快推进文档一体化建设

建立一体化文档,是着力推进事业单位档案管理信息化的关键。针对当前事业单位存在文档分离的现象,要大力推行文档一体化,彻底杜绝工作重复的现象,切实把日常文化和档案统一起来,做好文件管理的事前控制,从源头上提高档案的质量,促进档案功能得到有效发挥。继续抓好信息源头的梳理的控制工作,彻底改变文档分离的难题,应用现代信息技术实现文档一体化。选择优质的文档一体化软件,确保在文件形成之初就有档案工作的介入,有效避免档案文件丢失所带来的损害。组织相关人员研究档案一体化管理,有效化解电子档案带来的新情况和新问题。

2.3切实提升档案管理人员的素质

提高档案管理人员素质,是着力推进事业单位档案管理信息化的重点。档案管理工作人员是否具备专业的技能,决定着档案管理信息化建设的成败。要认真落实“以人为本”理念,根据单位档案管理工作人员实际情况,加快制定相应的培训计划。积极举办培训班和讲座,不断强化工作人员的技能培训,如计算机操作、档案信息化系统的使用、存储设备的保护等,切实增强培训的针对性和实效性,增强员工操作档案信息化系统的技能。合理设置培训课程,多讲与实际工作紧密结合的课,增加动手操作课程的课时,坚决避免讲授空洞乏味的理论。把培训考核结果与档案管理工作人员晋升、福利挂钩,切实提高培训实效。建立档案管理培训网络交流平台,使档案管理人员在相互交流、学习中,不断掌握新信息、增长新本领。

作者:常文娟 单位:山东省胶东调水局东营分局

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