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冶金企业档案管理工作方式

 论文栏目:冶金工业论文     更新时间:2019/1/8 10:09:03   

摘要:国内工业事业的逐步发展使得国家以工业冶金技术为主要生产方式的企业越来越多,在企业档案管理的过程中存在着信息不完整、更新不及时等一系列问题,针对这些问题对冶金企业档案管理工作进行分析,着重分析档案管理工作的目的、工作方式和工作流程并从中进行改进,有效的提升企业档案管理工作的效率,为企业的生产工作提供后期安全的保障。

关键词:冶金企业;档案管理;企业档案

冶金企业是指对金属矿物的勘探、开采、精选、冶炼、以及轧制成材的工业企业。其包括黑色冶金企业也就是钢铁加工企业和有色冶金企业两大类。冶金工作是一项危险性大、技术难度高的工作,冶金企业主要以加工生产金属器具为主要目的,在冶金企业当中需要对企业中的各种档案信息进行整理、总结和统一管理[1]。同时也对企业的所有档案信息进行储存,档案也可以作为一种企业文化的形式存在。对于一些发展状况较好且经济效益是非常突出的企业来说,对企业档案的管理工作要求是比较高的,其中要包含相关的调查数据,企业进行有效的档案管理能够有助于企业进行发展思路的整理和及时调整,对发展过程中的风险进行有效的回避。所以对企业档案的有效管理,是对于企业改革过程中起到积极的促进作用。

1冶金企业档案管理工作目的

企业应贯彻国家与档案工作的相关法律、法规和政策,建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划当中。对企业当中所有的相关信息包括产品信息、人员信息、工作信息等进行统计并统一管理,并在信息资源变化时及时进行调整,保证企业档案信息的完整性,维持企业正常运行和发展,作为一种企业文化进行发展和传承[2]。在工作过程中存在很多问题影响管理工作的工作效率,其中存在的问题包括档案管理人员队伍专业度的问题,因为大多从事企业档案管理的人员往往没有接受过专门的企业培训,或曾经参与的专业培训不符合冶金企业的工作方式且对工作的重视度偏低;企业档案管理体系不健全的问题,对档案管理的规章制度松散,对管理部门内部人员工作分工不明确以及答案信息不完整、更新不及时且无条理性,对于档案中的保密内容随意泄露,为了解决这一系列的问题,维持工作的正常进行实现工作目的,各个企业对工作方式、工作流程等步骤都进行了改进,更加有效的完善管理体制达到工作目的。

2冶金企业档案管理工作方式

为了更加完善的实现工作目的,企业在实行档案管理工作过程中采取企业档案信息化和办公自动化协同发展、加强企业档案信息的安全管理工作方式来进行为档案工作持续发展提供保障[3]。很多冶金企业在设计和开发办公自动化系统时,未将档案管理部门涉入其中档案管理系统与企业办公自动化系统各自为政,企业办公自动化系统未能满足企业档案管理工作的归档需要,使档案管理系统难以有效地投入使用和发挥作用。将企业中不同性质的档案管理工作相结合,实现工作的信息化,进一步实现了企业档案信息资源的共享和利用。而企业档案的安全管理也是至关重要的一点,防止管理工作人员在工作过程中因安全意识不强而泄露企业的档案信息,冶金企业的档案信息包含的具体内容如表1所示。通过表中信息可以将冶金企业当中的所有档案进行分类统计和管理,使得管理工作更加具有条理性。

3冶金企业档案管理工作流程和具体工作措施

遵循冶金企业档案管理工作的方式实施具体的工作,档案管理工作的具体工作流程如图1所示。从图中可知档案管理工作包含很多的工作程序,其中包括收集、鉴定、分类、排列等。在进行工作之前要对进行档案管理工作的人员进行专业培训,让更加专业、更加了解该公司企业文化的人士进行培训,提高员工的重视程度。将整个过程信息化,利用计算机网络小范围的进行资源共享,将纸质文件转化为电子文件,提升工作人员的计算机能力,更加熟练的进行管理操作[4]。首先将企业中的所有档案信息进行收集和统计,收集过程中可以通过多次反复采集的方式保证档案资料的完整性,对收集到的档案信息进行鉴定,判断信息的真伪保证档案的准确性;将鉴定完成的档案信息进行分类,主要分为科技档案、合同档案、荣誉档案、文书档案、印章档案等专门档案,并将类型相同的档案分组整理;对每一类的档案进行编码排列,编码方式可以按照档案的时间也可以按照档案的保密性将文件、图表和页数进行排列;在工作过程当中最重要、最复杂的就是归档的过程,归档工作有很多的要求,归档的文件信息必须要完整、准确、真实;除档案管理人员外的其他工作人员想要调用档案需要通过借阅程序,借阅程序主要是登记借阅人的信息、借阅资料的信息以及借阅时间等,并设定一定的借阅时间,若超过了借阅时间档案管理人员有权找回档案终止借阅。一般的文件需要纸质版和电子版两种,部分机密的文件需要单独进行备份,存放在档案信息库中。

4结语

在全新的社会大环境下,对于冶金产业的贸易而言,要求在对从事冶金行业的企业的实际情况和基本现状进行有效的分析和判断[5]。企业本身也要从发展的角度了解本身的基本信息情况,并与时代需求相结合调整下一阶段的发展方向和发展策略,这就需要公司内部的档案管理人员对工作内容的严格把控,使得公司档案的管理更加的安全高效,帮助冶金企业稳步发展。

参考文献

[1]王毅,李晶伟.大数据分析方法在企业档案管理中的应用[J].档案管理,2017,42(1):57-59.

[2]周文泓,张宁.开放政府框架下档案工作的进展与展望——基于NARA开放政府行动的分析[J].山西档案,2017,12(2):54-58.

[3]康菁,王静中,赵静.控制图在铜精矿中银含量检测质控管理中的应用[J].冶金分析,2018(1):75-80.

[4]严婉,张斌.完善档案管理体系提升档案利用效果——常州市公共交通集团公司档案管理工作纪实[J].档案与建设,2017,36(4):81-82.

[5]胡惠萍.浅议如何提高科研项目档案的收集质量[J].档案管理,2017,18(1):93-93.

作者:刘杜鹂 单位:中冶长天国际工程有限责任公司

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