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交通运输人事档案管理对策

 论文栏目:交通运输论文     更新时间:2019/1/11 15:56:03   

摘要:数字时代人们需要发觉生活中各种各样的数据信息,传统的人事档案管理主要以人工收集为主。科技水平逐年提高,数据量的增加,人工收集方式已不适用。计算机的兴起,为档案数字化管理提供了基础。目前,各单位档案管理存在非常严重问题,急需重新建立数字管理平台,解决目前所存在的问题。数字化平台建立将会面临诸多问题,文中对数字化时代交通运输人事档案管理提出了一些新的办法,这些办法已在单位开始试点实施,在各位员工的积极配合下已取得良好的反映。

关键词:数字时代;数据信息;档案管理

1档案管理必要性

(1)工作人员人事管理。工作人员人事档案是在今后工作中考察、培养、升职的重要依据,也是在团队建设,党政管理方面具有很大意义。[1]平时工作表现,业绩都需要进行记录,若选用手工方式,实际中不可取。进行工作人员数字化平台建设势在必行。数字化可以将员工信息及时录入计算机管理系统,通过设置数据分析软件,就可以自动将员工业绩等信息进行整理。在年终考核时可以快速设置评选条件,系统就会推荐出符合要求的人员。(2)人事管理效率有效增加。人工收集档案,在大型运输企业需非常多的收集人员,一方面费时费力,另一方面出错率比较高,同时也存在信息更新不及时等情况。采用数字化管理平台后,一个工作人员可管理公司的一个部门,这样不仅节省人力物力,还降低了信息错误率,各种人员的变动信息也可以得到及时更新。这样实现了企业人事档案管理数字化。[2]

2单位人事管理现状

(1)人事管理缺乏。单位对人事管理的力度不足,使得运输部门档案管理工作无法及时开展,导致了许多管理比较混乱的现象。①人事管理领导在思想上重视人事工作,但实际中执行力不足,造成许多人对此事不重视;②员工个人对自己的信息汇报时存在不完善、虚假等情况,造成人事管理混乱现象,极大地阻碍了工作的开展;③单位工作人员的快速增加,个人信息不能及时得到完善。人事管理工作人员的压力逐渐增减,资金投入不合理等因素,使得部分人事档案存在丢失、损坏。(2)档案存在造假。实际工作中,许多工作人员档案存在一些个人信息造假等情况。人事档案是单位考察个人的基础依据,若造假这种行为不及时加以制止,这将会影响到整个企业的发展和企业信誉。在法律上,虽有各种法律法规对这种行为有约束,但实际中是没有办法杜绝的。目前,人事答案主要内容包括年龄、工龄、党龄、学历、工作经历等方面。有许多员工的信息大部分是无法查证的。这些乱象极大的阻碍了工作的开展。(3)管理模式单调。现在,人事档案管理工作虽开始使用数字化技术,但还无法建立完整的管理体系,但却没能建设统一的人事管理系统。大多数部门存在管理方式单调,档案管理比较分散,没有明确的负责人,责任无法落实,工作无法进行。数字管理办法,这将极大地增加各部门之间的信息及时互通,部门之间合作办公也很方便,这样认识管理工作效率会得到很大提高,使得管理方式方便。

3改进对策

(1)健全单位管理制度。按数字化的要求整改工作人员信息制度、鉴别、归档、转递、保密等制度。档案工作人员使用数字化管理方式可快捷的甄别个人信息,确保个人信息真实性。企业单位健全各种官方信息查询制度,实行不定期抽查。若经查出信息造假等情况,将严肃处理。(2)加强档案工作人员纪律意识。企业组织人事管理部门负责人不定期参加人事管理方面知识学习,强化人事工作人员管理意识,进行管理工作中,必须依据公司和国家法律法规的规定,根据实际情况及时调整管理办法,人事部门人员要研究适合企业人事管理办法,建立完善的管理体系。尤其在工作中应明确每位工作人员的责任,专人负责,把各项工作得以落实,及时做到各个部门信息互通,及时改进。(3)加强档案管理人才培养。在单位建设严格、规范的档案收集网络,扩大信息收集范围。运输人事组织部门应主动向人事档案材料形成科室、工作人员本人和其他相关人员收集信息材料,严格按照法律法规整理收集材料,督促企业各部门定时报备人员档案材料,公司领导及时掌握本单位工作人员人事档案信息情况;完善单位内部档案材料提交制度,深度挖掘人事管理方面的办法,相关工作人员必须明确自己任务。按时完成各种资料的整理工作,在规定时间内,将材料移交给相关人事管理人员;建全不定期检查制度,及时督促人事工作人员检查,避免个人信息材料遗漏、丢失。

4规范工作流程

[3](1)严格管理。运输部门应完善人事档案由专门负责领导不定期查阅制度,规定可以查的领导级别,必须要有完善的审批手续。(2)规范操作流程。查档人员首先要在负责领导处提出申请,由企业分管领导对查档事由、是否需要查档原因加以核实。人事部门对查档申请原因进行审查,确保符合公司和国家规定。(3)态度严谨。各种人事档案的移交必须要严格审查,避免造成档案材料缺失。如发现档案信息虚假、缺失等不符合收录要求等方面问题,需及时向上级管理领导单位反馈,根据具体情况将档案退回或要求补充信息。符合各种相关规定后,再由管理人员放入数据库。(4)及时反馈。根据单位规定时间,必须在规定时间内对提交信息进行处理,若工作人员不能及时处理,领导应对负责人员作出相应处罚。重要文件必须保证递交路径安全、可靠。特殊信息严谨邮寄或替交。(5)手续齐全。单位人事档案必须经过各个部门分管领导审批同意,才允许人事档案信息变动,变动过程必须要有变动证据,步骤详进记录,并保存好变动回执单;人事接收档案时,严格审核后,应在档案转递单的回执上签名盖章,立即递交给相关单位。接收的档案,在专门工作人员审查后,分管领导批准档案转入数据库保存。

5结语

信息时代的推动下,规范人事档案管理工作改革势在必行,各行各业都将面临各种各样的管理难题。这对人事管理工作人员的工作提出了更高的要求。在新时代工作中,交通运输大力发展,给人事档案管理工作也带来了很多问题。一名好的人事领导,应更加重视单位的人事档案管理制度的完善工作,完善档案管理制度,增强档案管理人员办事能力和自身素质,实现单位人事档案数字化管理,并对该方法加以推广。为了提高自身专业素养,树立正确的价值观,充分发挥个人潜能,提高工作服务水平。

参考文献:

[1]李继玉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].农家参谋,2018(23):254.

[2]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊,2018(06):177-178.

[3]莫韶琳.浅谈如何规范管理医院人事档案[J].科技风,2015(13):247.

作者:李宣良 单位:陕西省榆林市横山区运输管理站

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