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交通运输企业档案管理改进措施

 论文栏目:交通运输论文     更新时间:2019/1/11 15:52:10   

摘要:档案管理是企业管理的重要内容,影响企业的长远发展。本文以交通运输企业为核心,首先指出档案管理存在的问题,然后提出几点改进措施,以供参考。

关键词:交通运输;档案管理;问题;改进措施

经济新常态下,交通运输行业发展迅猛,做好档案管理工作,能收集到原始资料,为企业的决策和管理提供科学依据,一方面节约原材料和运维费用,另一方面可以促进人员综合素质的提升。以下结合实践,探讨了新形势下交通运输行业档案管理工作的开展。

一、交通运输企业档案管理存在的问题

(一)管理意识薄弱

交通运输企业自主经营、自负盈亏,管理工作的目标是降本增效[1]。档案管理带来的利益比较隐蔽,而且难以量化,因此不少企业领导没有认识到档案管理的重要性,甚至将管理活动抛之脑后。如此带来的结果,是管理制度不完善,管理操作不规范,管理执行流于形式。

(二)管理方法滞后

信息时代,纸质档案减少,电子档案增多,传统档案管理模式不满足管理需求。而在交通运输企业中,纸质档案占比较大,不仅需要投入大量的人力、财力,而且收集、检索、归档效率低。此外,随着时间延长,纸质档案容易发生破损,会加快档案的老化速度。

(三)利用效率低下

充分利用档案资料,才能提高档案的价值,但交通运输企业存在重视收藏、轻视利用的现象,导致档案利用效率低下。实际管理中,档案收集整理后,就成为一种静态资源,其积累性强、附加值低,没有充分发挥出档案的功能作用。

(四)人员素质不足

相关调查发现,交通运输企业内部,档案管理人员配置不合理,一方面是岗位分工不明确,甚至缺少专职管理人员,从其他岗位临时借调而来,不利于应对各种工作。另一方面是人员变动频繁,难以全身心投入到档案管理中,直接影响档案资料的完整性和延续性。

二、新形势下交通运输企业档案管理的改进措施

(一)规范管理制度

拥有一套完善的管理制度体系,是档案管理的前提,对交通运输企业而言,应该对现有的管理制度进行规范和完善。第一,以提高管理的时效性为核心,明确组织领导,实行管理责任制。要求企业领导增强档案管理的认知度,在档案管理、机构设置、部门建设上,给予大力支持。第二,从档案的收集整理入手,严格执行相关规定,鉴别不同档案资料的价值,明确保管期限,遵循分类存档的原则。以营运车辆档案为例,从车辆入户开始、到报废为止,档案资料不断流入,应该及时补充,针对车辆的使用、维修、检测、事故等进行完整准确记录[2]。

(二)推行信息技术

在档案管理上,交通运输企业应推行信息技术,以计算机、互联网为代表,以满足新形式下管理工作的需求。具体操作上,要构建档案信息管理平台,利用大数据技术,对交通运输档案材料进行收集整理,进一步提高归档、查询、使用价值。针对电子档案,应该结合企业现状和发展需求,对管理工作进行统一规定,并从安全角度出发,采用备份管理模式,进行权限设置,设置防火墙,防止档案丢失或盗窃。

(三)提高利用效率

在档案管理工作中,应该注重档案的开发和利用,挖掘出档案资料的内在价值。从资源配置的角度来看,提高档案利用效率,能为交通运输企业的发展、决策、工作安排提供依据,具体措施如下:在档案收集上,保证收集过程的规范性,提高档案资料的真实性、完整性,为后续开发利用提供有利条件。在档案管理上,创新管理手段,可以建立信息检索系统,加强部门沟通协作,实现资源共享的目标。此外,对档案的工商注册、合同履约、税费缴纳、资产运营等信息进行整合,将其用在企业宣传上,能增强企业员工的认同感[3]。

(四)制定激励措施

要想提高档案管理效果,激励措施必不可少,能激发工作人员的积极性,建立一支高素质的管理团队。具体来说,一方面要加强员工培训学习,从理论知识、管理技术两个层面入手,学习成功的管理模式和经验,促进工作人员专业技能的提升。另一方面,完善激励考核机制,科学制定的考核指标,将定性评价、定量评价相结合,改变管理工作流于形式的现状[4]。此外,结合管理工作的实际情况,制定合适的激励措施,例如日常表现良好、管理质量高的员工,给予精神鼓励和物资奖励,发挥出带头榜样作用,推动管理工作顺利进行。结语:综上所述,对交通运输企业而言,档案管理是一项重要的管理工作。分析可知,目前档案管理工作中存在诸多问题,涉及管理意识、管理方法、开发利用、人员素质等方面。对此,必须规范管理制度,推行信息技术,提高利用效率,并制定激励措施,以此提高管理水平,促进交通运输企业健康发展。

参考文献:

[1]李梅梅.加强交通运输企业档案管理之思考[J].档案与建设,2013,(5):64-66.

[2]陈丽鹦.交通运输企业档案管理的研究[J].才智,2011,(19):334.

[3]李晓瑜.网约车平台电子档案管理与隐私保护[J].山西档案,2017,(6):51-53.

[4]田红丽.信息时代下交通运输行业管理电子档案的应用探析[J].才智,2018,(21):211.

作者:姚敏 单位:合肥市交通运输管理处

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