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高新技术企业项目档案管理措施

 论文栏目:高新技术论文     更新时间:2019/7/9 17:25:58   

摘要:随着企业改革的不断深化,企业的项目档案工作也变得尤为重要,特别是高新技术企业,因为高新技术企业的项目档案相比于其他企业档案来说更加重要,所以我们要更加做好项目档案的管理工作。随着企业的新项目不断增加,如何治理好档案问题也是当今企业遇到的一个问题。因为企业的项目档案是在项目进行投产时的一个重要文件,有了项目档案,整个项目才能正常运行,项目档案管理是整个工程运行的重要环节。

关键词:项目档案;运行管理;措施

高新技术企业的项目档案管理有其必要性,因为项目的实施计划与项目档案管理密不可分,工程的下一步计划在项目档案中有体现,项目档案的完整性,准确性,系统性等这些优点可以确保整个工程的完美施行。项目档案管理还可以保证各部门各司其职明确职责。

1项目档案的相关特点

1.1项目档案是对项目的信息收集

企业的项目档案是在该项目成立时,通过相关部门的审批,企业的招标进行实地勘察以后,再对整个项目进行设计,通过项目档案的指示进行施工,并通过项目档案进行指示,利用项目档案的标准来进行验收。这一过程中所形成的全部文件资料,就是项目档案,理解项目档案的意义以后,有利于企业对项目档案更好的利用,对项目档案的内容有更好的认识,指导相关单位在利用项目档案时,不仅利用企业项目档案在项目完成时进行验收,还有助于企业在项目实施时,对相关文件材料进行收集,有利于接下来的工作。

1.2项目档案的特点

第一点,项目档案具有有序性。企业项目档案并不是杂乱无章的。是经过一定的整理整合以后形成的对于整个项目的相关资料。项目档案并不是参差不齐的一堆资料,而是经过相关单位的鉴定后,形成的完整的,有序的,准确的,系统的档案。

第二点,项目档案还具有多样性。项目档案不仅仅是指一堆文字资料,项目档案是对整个项目的可行性分析及指导,所以项目档案包括文字,图表,声像等形式。对项目档案这一特点的认识,有利于加强我们除对纸质资料的收集以外,还要注重其他对于项目有利的资料的收集。

2实现项目档案信息化管理的优势

2.1可以做到资源共享

企业的项目档案管理能够很好的做到资源的共享,共享资源以后企业的各个部门都能查阅到相关的档案,使组织和领导能够更好的对干部及其部门的资料进行查阅。

2.2可以提高利用价值

企业项目档案能够有效提高干部人事档案的利用率,直接对干部人事进行调查,既能够提高档案的利用效率,也可以有效的保护纸质档案。

3企业项目档案管理存在的问题

3.1档案管理滞后于工程建设

企业的的项目管理工作在理论上是要求工程建设相同步的,但是在实际中我们却做不到这一点,通常项目档案的管理工作会滞后于工程建设,这就会带来一些问题,例如,工程文件资料会在工程建设中丢失,相关的项目档案收集不齐全,等问题这些问题为后期的档案整理工作带来了相当大的麻烦。

3.2相关的单位对于企业项目档案的管理工作不够重视

在高新技术企业项目进行时,往往项目进行的如火如荼,项目档案的编制工作,却很落后,因为相关的单位对于企业项目管理工作不够重视,而且对一个大型企业来说,进行的项目可能是多个的,如果相关的单位不进行赶制,那么项目档案就不可能和相关项目同步。

3.3档案管理工作者素质低下

档案管理工作不是很难,但是相关工作人员仍需要具备良好的素质,即使具备了专业的知识水平和综合素质也需要定时学习,信息化更新速度太快了,学习的少就不能掌握更好的管理方式,加上企业的项目档案工作又非常的重要,所以显然不能用临时的不具备专业知识的人员,档案管理工作更需要诚信可靠之人,万不可小看这份工作。所以要培养专业的人才。

4高新企业项目档案管理的措施

4.1引进先进的设备设施

信息化建设自然是需要技术设备的支持,所以要合理的运用好现有的资金,筹备性价比好的电子设备,以便让信息化管理工作更顺利的进行,也可以更好地保障隐私安全和资源共享。即使有设备也应该定期维修更新,电子设备的更新也是为了更好的服务于管理工作的进行,更好的管理人事档案。

4.2建立科学完整的管理体系

在拥有好的设备基础上要建立完善的管理体系,制定好相关的规章制度,定期学习新的管理方法,让管理体系更好的服务企业,跟上时代的步伐,争取让工作事半功倍,取得更高的效益,科学的管理体系不仅可以节省时间,还可以提高效率,让效益最大化,充分的将资源的使用好,达到资源共享。通过企业项目的档案管理,来促进项目更好的执行。

4.3将更多的项目档案信息资源数据化

企业项目档案多是以纸质形式或者电子版的形式出现,现在讲信息资源数据化就是将原有的信息资源整合存档,以便防止丢失以外的发生,建立一个完整的数据库来保存信息更新信息,更好的实现资源共享和信息化管理。并且将纸质不能收录的声音信息收录进档案中。

4.4做好信息安全防范

虽然信息安全有法律的保护,也很少出现不法分子的介入,但是实际实行起来也是会出现很多问题,还是会存在漏洞,让不法分子利用项目档案进行违法利益获取,所以还要加强信息的保护工作,对调取管理实时记录在案,只有符合身份的人员才可以查询。

4.5提高工作者的服务水平

要加强现有工作者的综合素质,组织培训相关管理知识,对工作人员的录取要求要适当的提高,一定要保证综合素质水平,要会对各种信息进行分类管理,还要保证信息的安全和去向管理。

5结束语

高新技术企业项目档案的管理工作在如今的发展形势正变得尤为重要,因为项目档案不仅仅为企业接下来项目的实行计划和指导,而且还为企业将来的发展奠定了基础,所以企业要重视项目的档案的管理工作,并及时对项目档案管理进行监督工作,防止项目档案丢失,遗漏甚至外泄。我们要同时建立纸质和电子档案两种,有两手准备,做好档案信息的保密工作,提高档案管理人员的素质,来确保项目档案工作更好的完成。

参考文献

[1]薛冰.科研项目档案公开现状的调查与分析[J].档案学研究,2016(03):74-77.

[2]王新才,陈荷艳.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯,2018(02):84-88.

[3]张爱霞,沈玉兰.国家科技计划项目档案管理现状分析及对策研究[J].科技进步与对策,2018,25(12):25-28.

作者:董月茜 单位:江苏奥神新材料股份有限公司

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