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谈人事档案管理模式创新路径

 论文栏目:人事档案管理论文     更新时间:2019/4/12 10:55:51   

[摘要]在系统分析人事档案管理内涵与特点的基础上,结合信息化时代的发展诉求和客观需求,强调信息化时代的人事档案管理方式应当更加便捷、内容需要更加全面、安全必须更加可靠。通过总结传统人事档案管理模式在理念、人员和手段等方面的弊端和问题,进一步提出要树立人事档案信息化管理理念、培养人事档案信息化管理人才和搭建人事档案信息化管理平台的信息化时代人事档案管理模式创新路径。

[关键词]信息化时代;人事档案管理;模式创新;路径

1人事档案管理的内涵与特点

人事档案是人事信息存放的现实载体,详细记录着档案所有者的个人信息,在现代人力资源管理中发挥着关键性作用。人事档案管理是专门从事人事档案收集存放、分类整理与调配使用等诸多环节的一项具有服务属性的工作,是人力资源管理过程中不可或缺的管理手段和工作内容,对个人和单位发展具有重要作用。人事档案管理的管理对象、管理内容、工作性质等决定了其具有以下几个特点:一是真实有效性。人事档案作为记录个人履历的载体和人力资源管理的主要依据,这就要求人事档案管理必须保证内容真实、有效。二是内容全面性。人事档案是档案所有者所在单位、上级主管部门出于实际需求了解其个人基本信息、学习成长经历、思想政治状况等方面的重要依据,因此人事档案管理从内容层面讲必须具有全面性。三是随人流动性。档案所有者由于工作需要而发生岗位变动、职务变动或单位变动时,人事档案要随人流动,确保始终与档案所有者保持一致。四是隐私机密性。人事档案记录着许多重要的个人信息,其中相当一部分信息属于个人隐私机密,不适合对外公开,更要防止发生信息泄露,因而人事档案管理工作要求确保人事档案信息的绝对安全与保密,在何情况下都不可私自保存与泄露人事档案的内容。五是功能服务性。人事档案管理本质上是为档案所有者、档案所有者归属单位及其上级管理部门开展相关工作提供服务的渠道,具有极强的服务属性,人事档案管理工作的顺利开展能够有效提升与个人发展和组织需要等相关工作的推进效率,较大程度节约人力资源管理相关工作的人力成本和时间成本。

2信息化时代加强人事档案管理的必要性

当前,人类社会已经发展至信息化时代。信息化时代的人事档案管理需要融入信息化手段、符合信息化趋势、彰显信息化特点。尤其在高效、全面和安全三个方面,亟需构建满足信息化时代要求的管理模式。

2.1信息化时代的快速高效性要求人事档案管理方式更加便捷

信息化时代,知识更新间隔极大缩短,对工作效率提出了更高要求。传统模式的人事档案管理已经不能适应信息化时代的效率需要,亟需实现更准确、更高效的信息化管理。

2.2信息化时代的数据海量性要求人事档案管理内容更加全面

数据是信息化时代的第一资源。对于人事档案管理而言,既需要进一步丰富和完善传统模式下的内容,更需要通过信息化手段强化内容管理。信息化时代,无纸化、信息化趋势将渗透各行各业各个领域,人事档案管理工作也不例外。这不仅有利于节约从事人事档案管理的人力物力成本,也将带来人事档案管理的平台换代和载体革新。因此,在信息化时代,必须尽快建立能够支撑和承载内容更全面、调取更快速的人事档案管理平台。

2.3信息化时代的信息渗透性要求人事档案管理安全更加可靠

信息安全是信息化时代无法回避的热门话题之一。在带来极大便利性的同时,信息的易渗透性使得信息安全问题频发,小到用户个人信息大到国家国防安全,信息安全必须得到有效保障。作为人事档案管理的特点之一,无论时代如何发展、技术如何进步,隐私机密性将伴随始终。因此,信息化的双刃剑作用不容忽视。对人事档案管理而言,必须加强信息化平台的安全系数,确保人事档案所有者个人信息的安全性、隐私性和保密性。

3信息化时代人事档案管理存在的问题

传统的人事档案管理模式与信息化时代要求明显脱节,需要进一步加强和改进。“在人事档案管理工作中,大多数单位依然采用传统的管理制度与模式,其制度与模式已经难以发挥应有的作用,也无法满足单位用人对人事档案使用的要求。创新人事档案管理制度与模式,不仅有利于提高单位的核心竞争力,还有利于规范我国人才市场竞争。”[1]

3.1管理理念与时代需求相脱节

在人事档案管理理念层面,与时代需求相脱节,主要表现为不重视信息化对加强和改进人事档案管理工作的重要意义,纸质化、人工化问题突出。一方面,很多单位依然停留在传统的纸质材料收集、归档和保存上,信息化理念未能有效融入人事档案管理工作的方方面面,纸质人事档案未能体现信息化、数字化和电子化的趋势和要求。另一方面,很多单位开展人事档案管理工作时依然主要依赖人工操作甚至仍然采取纯人工操作的手段,这不仅造成人力资源浪费,还不利于管理效率的提高,甚至会出现各种各样的人为失误,满足不了信息化时代对人事档案管理的各种需求,延缓了人事档案管理的信息化进程,导致人事档案的各项功能和价值不能实现最大化发挥。

3.2管理人员与实际需求不匹配

在当前的人事档案管理中,很多单位的工作人员往往不是专业出身,主要凭借自身的肤浅理解和其他工作经验开展档案收集、分类、保存、调取等工作。在实际情况中,这部分工作人员往往是单位内的“边缘人”,不仅对人事档案管理工作缺乏自己的思考和理解,甚至不懂得基本的电脑操作,无法满足信息化时代对人事档案管理工作的实际需求。应然状态下的人事档案管理不仅要求收集、整理和保存,还要具备科学的分类能力和专业的修复能力。以企业为例,“在信息化管理过程中,要求操作人员有足够的专业素养和扎实的专业知识,以全面提升企业的信息化管理。”[2]

3.3管理手段与创新需求不适应

创新是社会发展的不竭动力。由于对创新重视程度不足,传统的人事档案管理手段与创新需求不适应,主要表现在机制、内容和平台三个方面。首先,人事档案管理尚未建立信息化机制。传统的人事档案管理机制创新动力不足,依然过于强调人力资源和人工操作,体现创新的体制机制尚未建立,更缺乏科学合理的人事档案管理信息化发展规划,不能为信息化时代的人事档案管理提供制度保障。其次,人事档案管理内容缺乏可用性。受制于传统人力资源限制,当前人事档案管理的内容和形式大同小异,且不能随人员流动实现实时更新、及时补充,档案所有者的真实情况难以得到客观、全面的反映。最后,人事档案管理信息化平台亟待建立完善。传统的人事档案管理更多依赖物理空间,特别是对人员数量较多、档案材料较多的单位而言,对场地等硬件条件有现实需求。信息化平台的缺乏,既造成了空间资源的极大浪费,也无法实现人事档案相关信息资源的传输和利用。

4信息化时代人事档案管理模式创新路径

4.1树立人事档案信息化管理理念

一方面,要强化管理意识。要充分意识到人事档案对个人发展的重要意义,充分认识到人事档案需要强化管理。同时,人事档案管理是一项专业化程度高、内容复杂、意义重大的服务性工作,真正实现在思想上高度重视,尤其是相关领导干部,要坚决避免将人事档案管理工作作为安排“边缘人”的“冷衙门”,切忌成为作风懒散、不求上进工作人员的“安乐窝”。另一方面,要树立信息化意识。身处信息化时代,要用信息化的思维看待工作,用信息化的手段开展工作。对人事档案管理而言,要树立信息化意识,用信息化手段推动传统模式的人事档案管理工作创新发展,既要保证人事档案管理真实有效性、内容全面性、随人流动性、隐私机密性和功能服务性等特点的充分发挥,实现人事档案自身的实用价值最大化,也要确保人事档案管理适应信息化时代快速、便捷、高效、安全的实际需求。

4.2培养人事档案信息化管理人才

“一支专业能力过硬的团队是档案管理工作能否取得成绩的关键。”[3]一方面,要重视人事档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、计算机、信息技术等相关专业人员的倾斜力度,确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事人事档案管理。另一方面,从事人事档案管理的工作人员要加强自身学习。现有及未来从事人事档案管理的工作人员要主动适应信息化时代的挑战,加强理论学习和技术实践,不断提升自身业务水平和专业能力。总之,要建立一支具备人事档案管理知识体系、掌握信息化理念和技术以及终身学习意识能力的专业化人事档案管理人才团队,既能推动人事档案管理不断适应信息化要求、提高信息化水平,也能通过信息化技术的不断发展和有效运用提高人事档案管理的质量和效率。

4.3搭建人事档案信息化管理平台

要加速人事档案信息化管理平台建设,充分利用网站、数据库和新媒体搭建动态的、科学的、全面的、安全的人事档案管理平台,实现人事档案管理的信息化、网络化、数字化、自动化和远程化,这是信息化时代人事档案管理模式创新的根本路径。综合利用互联网技术和大数据技术,搭建集信息收集、分类、存储与调取等传统功能于一体,并集成双向互动、实时更新、比对分析、趋势研判等新型功能的人事档案信息化管理平台,能够有效降低人力物力财力的使用和浪费,节约物理空间和时间成本。更重要的是,信息化的人事档案管理,将极大提升工作的精准度和效率性,全面提高人事档案工作的管理水平和服务质量,真正实现人事档案管理工作的价值最大化。

主要参考文献

[1]闵敏.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江科学,2018(12).

[2]安荣革.企业人事档案信息化管理的实践及思考[J].中国管理信息化,2017(14).

[3]张晓波.关于人事档案管理创新的几点思考[J].中国管理信息化,2018(8).

作者:贾坤涛 单位:乌鲁木齐高新区人才资源和社会保障局

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