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中小企业合同管理研究

 论文栏目:合同管理论文     更新时间:2017/10/22 16:45:57   

中小企业按照经济新常态要求,必须加强合同管理,要靠合同约束经营行为,诚实守信,从而不断提高企业的经济效益。目前中小企业在合同管理上,还存在着不少亟待解决的问题,这些问题在一定程度上制约和影响了企业经营的持续健康发展,需要认真对待并加以解决。本文对此进行探讨。

一、中小企业合同管理现状

(一)合同不充分

在合同调查上没有融入“创新、协调”要求,合同主管部门没有进行认真细致的调查研究,没有将对方基本情况及产品情况了解清楚;有的商业运管企业即使进行了调查,也是“蜻蜓点水”,不深入、细致,特别是缺少相关数据的支持,缺少说服力,而且没有将调查情况形成文字材料,即合同调查报告,造成合同调查工作不够扎实,进而会给正式签订合同工作带来风险。

(二)合同签署不规范

在签署合同过程中,企业没有适应经济新常态对合同管理的要求。一是业务合同没有标准文本,直接照抄其他业务的合同文本,而没有将所需要签订合同的具体内容及要求进行推敲和研究后,再转化为合同内容。二是没有结合实际拟制合同内容,将其他合同电子版“改头换面”后,就完成了合同拟制,这给合同执行容易造成纠纷埋下了隐患。三是没有将签订完的合同进行统一编号,给合同正规化管理带来了不便。四是在合同签订时,只加盖企业公章,而没有加盖合同专用章,并且企业法人或代理人没有签字。五是在合同谈判或草签合同时,由指定的代理人全权代表法人负责,却没有出具企业法人签署的“委托授权证明书”。

(三)合同执行力弱

在执行合同中,一是签订合同后,主管部门没有及时按照合同内容要求,将合同明确的任务分解到相关部门,并明确完成的时间节点、责任人员、目标任务,以利于扎实推进合同有效落实和考核验收。二是分管领导没有全力抓好合同的落实工作,致使合同约定的工作任务没有在约定时间节点之内完成。三是合同主管部门没有定期组织对合同执行情况进行全面分析,找出存在的问题,并提出改进的意见和建议。四是经营合同在执行过程中出现了变化,主管部门对需要变更的合同内容,仅以“口头”的方式进行了协商确认,而没有签订补充合同或协议,这样容易在事后出现争端时苦于没有文字依据而陷于被动。

(四)合同验收不规范

在合同验收中,企业按照经济新常态的有关要求落实还不够到位。一是较为复杂的合同在验收时没有组成验收小组,合同验收人员组成不齐全,给高质量完成合同验收带来隐患。二是合同验收时走形式,没有对照标准严格核查,甚至没有形成正式的合同验收文件,有的虽然形成了验收文件但不完整。

(五)合同责任追究不落实

在合同的条款中,基本上都规定了责任追究的具体要求,而在实际中,追究责任的创新办法还不多。有的企业对在合同中失职造成损失的人员,没有进行相应的责任追究,造成合同管理工作有失公平,给企业持续经营带来了很多负面影响。

(六)合同监督不到位

企业没有将经济新常态有关“创新”要求融进监督检查中。一是主要领导、分管领导对合同管理工作检查不够,对存在的问题没有及时进行指导。二是合同主管部门没有定期对所签订的合同管理情况进行监督检查并纠正问题,致使造成了无法挽回的经济损失。有企业一旦合同签订之后便束之高阁,使合同无法实现全过程管理。

(七)合同台账管理不规范

在合同台账管理中,企业创新管理办法不多,停留在原有的管理制度。一是主管部门虽然建立了合同台账,但对于合同签订、合同执行情况、付款情况等没有及时进行更新,没有发挥合同台账应有的功能和作用。二是合同管理没有实现信息化,仍停留在纸质管理上,给合同查询、更新、保管带来不便。

(八)合同管理意识淡漠

企业合同管理意识不强。一是领导层认为只要合同不出现大的方向性问题,由主管部门全面管理即可,就放松了在企业战略上的管理。二是企业管理人员认为合同签订有领导层逐级把关,只要合同主要方面不出问题,至于合同样式、合同有无法人签字并不重要。有的企业没有建立合同管理机制,即使建立但执行也不严格,缺乏合同管理失控责任追究制度,进而就难以进行有效约束。

二、中小企业合同管理对策

(一)提高合同管理意识

要积极适应经济新常态的本质要求,在企业合同管理中要进一步增强创新意识,为企业持续经营发展、提高经济效益打下坚实的基础。企业全体人员,特别是管理人员,要始终将合同管理工作作为本职工作中的重要工作来抓,要充分认识合同管理在企业经营管理中的基础性地位,合同管理只能加强,不能削弱,而且必须正规有序,才能为企业持续经营、提高经济效益打下坚实的基础。

(二)规范合同调查过程

企业在准备对有关经营项目签订合同时,必须做好合同调查工作,目的是将对方有关经营项目情况了解清楚,做到“知彼知已、百战不殆”,将创新、协调发展等要求融入其中,规范合同调查过程。一是成立合同调查领导小组,加强组织领导,由分管领导任组长,合同主管部门、有关部门参加,明确分工、时间节点、具体要求,具体由合同主管部门牵头负责。二是要准备充足,在实施合同调查之前,主管部门要会同有关部门,搜集齐全拟签订合同项目有关的资料,并召开会议专门进行研究分析,准备好相关资料。三是加强合同调查,将合同调查“功课”做足,了解拟签订合同有关调查情况,将各种情况摸清楚、搞透彻,形成的调查报告要切实做到:情况明、分析透彻、建议合理,报企业管理层批准后实施。而需要注意的是,重点把握以下方面:一是对方单位是否具有法人资格、经营权、履约能力及其资信情况,应对被调查对象身份证件、营业执照、资质证明、授权委托书原件进行审查,以确定证件的真实性、合法性。二是对被调查对象进行现场调查,主要包括生产经营能力、技术水平、产品类别和质量等,研判是否具备合同履行能力。三是与被调查对象的主要供应商、开户银行、税务机关等进行沟通,掌握其生产经营、信誉、履行合同能力。四是争取获得调查对象以往交易记录等财务信息,分析其获利能力、偿债和运营能力,研判信用情况。

(三)管理合同签署过程

在合同签署过程中,始终贯彻落实经济新常态的创新、协调等要求,不断提高合同管理水平。一是合同谈判中要重点把握以下关键点:首先,制定谈判策略,熟悉谈判对象的基本情况,并认真研究行业监管、国家政策、同类产品价格等与谈判有关的信息;其次,要突出合同核心内容和关键细节,即合同标的数量、质量和标准,合同价格的确定方式与支付方式,执行合同期限和方式,违约责任和争议的解决办法以及合同变更、解除的条件等;再次,要集智攻关,对于技术复杂的合同,要组织有关技术、法律、财务等专业人员参加,发挥集体智慧,及时总结经验,确定谈判策略;最后,要全程记录,对合同谈判中重要事项、谈判的主要意见,进行记录并归档。二是合同审核中要重点把握以下方面:首先,要对合同文本的合法、经济、可行、严密性进行重点审核;其次,实施联审会签,对重大合同文本,主管部门会同财务、法律以及其他部门进行联审会签,分别把好各自的关口,形成统一准确无误的合同;最后,对审核意见认真分析研究,认为可以采用审核意见,对合同条款进行修改。三是合同签署中要重点把握以下方面:首先,按照规定签署合同,由企业法人或其授权的代理人签名并加盖印章,其中授权签署合同的,应当出具“授权委托证明书”。如果企业法人不能全程参加合同的起草、谈判会商等工作时,应该指定一名代理人全权负责合同的签订工作,并向对方出具“授权委托证明书”,即企业法人将合同签订全部授权代理人负责,当遇到重要事项时代理人及时向法人请示汇报,以决定合同是否按时签订;最后,按照规定加盖合同专用章,其中合同编号、审批及企业法人或代理人签署后,再加盖合同专用章,为有效防止合同被篡改,要采取在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档等措施。需要注意的是,要规范合同文本,对拟签订的合同,如果有标准文本的,要按照标准文本草拟;如果没有标准文本的,以相近业务合同草拟,对有关文字要仔细推敲,使得合同文本逻辑严密,必要时聘请律师审查把关。

(四)严格执行签署合同

在执行合同中,要积极适应新常态,将执行过程中的各种关系协调落实好,才能确保将合同落实到位。一是合同生效后,按照分工分别抓好合同的落实工作。合同主管部门要依据合同内容,对任务进行分解,明确部门责任、完成时间节点、责任人、具体措施。而对于大项以及较为复杂的合同,企业主要领导或分管领导召集会议研究落实合同执行情况,以推动合同项目任务按时完成。二是合同主管部门要根据实际情况定期对合同进展情况进行分析,有关部门对所承担的任务进行汇报,重点研究在合同执行中出现的问题,及时提出解决问题的方案,不断推动合同按时执行。三是严密组织合同验收,签订合同以完成有关经营任务,严格按照合同规定的时间节点和标准对合同标的进行验收,特别是专业性较强且复杂的合同,要组成合同验收小组,吸收有关部门、财务部门、法律部门参加,逐条、逐项进行核验,只有达到规定要求的才能准予通过验收,并形成双方签字的验收文件。对未达到验收要求的不予通过,达到标准后再组织验收,提高合同执行质量。财务部门在审核合同付款时,要将正式验收文件作为必备条件,缺少验收文件则不能付款。四是合同执行中因一些不可抗拒的因素,影响合同的顺利执行,双方要根据实际情况对合同条款内容进行变更。要按照规定要求合同双方进行协商变更,具体由主管部门会同有关部门进行研究,提出解决问题的办法,并拟制变更条款的具体内容,按照签署合同的程序和权限办理签订补充合同或协议,才具有法律效力,而杜绝以“口头”或非正式的手续确定变更合同条款内容。

(五)规范合同登记管理

在合同登记管理上,必须坚持创新的原则,才能为规范管理打下坚实的基础。一是对合同进行信息化管理,研制合同管理软件,方便合同保管、查询、利用,主要模块包括:录入(扫描)、合同原件、合同执行、付款情况、合同验收。应对合同管理实行“二维码”管理,即每个正式合同生成“二维码”,直接打印在合同首页右上角。进入合同管理系统,也可通过扫描“二维码”进入,合同的查询、检索功能通过扫描“二维码”能够实现,同时也便于存档管理。主管部门定期将合同管理信息提供给相关部门,合同执行完毕后及时办理销号以及归档手续。二是为了防止或尽早发现合同文本的丢失以及加强合同信息化管理所需,合同签订后主管部门要进行统一编号管理,其号码由合同主管部门确定,填在合同首页的右上角。三是加强合同保密工作,未经批准,任何人不得泄露合同中的商业机密。

(六)加强合同管理基础建设

在经济新常态下,不断加大合同管理基础建设力度,将创新发展的要求落实到位。一是加强合同管理制度建设。为规范企业合同管理工作,应该根据国家合同管理法规,结合企业自身实际,研究出台企业合同管理实施办法。主要内容应包括:职责和权限,合同调查、合同准备、合同草签、合同执行、合同保管归档。同时,还应该明确合同签订的流程和有关管理标准,以便于增强合同管理的实际操作性。二是提高管理人员素质。合同主管部门和有关部门负责合同管理的人员,应学习管理法规和相关知识,提高合同管理能力,胜任合同管理岗位。

(七)落实责任追究制度

将创新、协调等要求落实到责任追究中,才能取得实效。对于有关领导、管理人员在合同管理中的失职行为,按照规定要求应追究其管理责任,从而确保合同管理的公平、公正和公允,不断营造良好的合同管理氛围。要形成良性的责任导向,避免合同管理流于形式,并以此作为合同管理人员薪酬和职务调整等方面的重要参考依据。

(八)加强监督检查

将经济新常态的有关创新等要求融入其中,确保监督检查工作出成效。一是企业领导,特别是主要领导,要不定期对合同管理情况进行检查,指出存在的问题,提出加强管理的具体要求。二是主管部门,要定期对企业合同管理情况进行现场检查监督,并面对面进行帮助指导,搞好“传帮带”,对好的要进行表彰奖励,对不好的要进行经济处罚,不断提高合同管理水平。

三、结语

综上所述,合同管理是中小企业持续经营的“生命线”,时刻也离不开合同管理。因此,在经济新常态下,必须坚持创新发展理念,中小企业在经营管理中要紧紧抓住合同管理这个“牛鼻子”,加大规范管理力度,才能为有效规避经营风险、提高经济效益奠定坚实的管理基础。在经济新常态下,中小企业为了实现持续经营、不断提高企业经济效益的目标,加强合同管理是关键与基础。本文分析了新常态下中小企业合同管理中存在的问题,然后论述了存在这些问题的原因,有针对性地提出了加强合同管理的对策。

作者:王凌智 单位:辽宁省葫芦岛富尔沃财富街商业运营管理有限公司

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