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水利工程档案管理现状及对策

 论文栏目:水利工程论文     更新时间:2020/7/17 9:28:27   

摘要:水利工程档案是水利工程建设过程的真实记录,其管理工作贯穿于水利工程建设的各个阶段,应坚持“集中统一管理、维护档案的完整性和安全性、便于利用”的原则,确保水利工程档案管理工作满足系统性、准确性、完整性要求。本文分析了水利工程档案管理工作现状,并提出了相应的解决对策,以期为水利工程档案管理工作提供参考。

关键词:水利工程;档案管理;现状;对策

水利工程档案管理是指依据《中华人民共和国档案法》对水利工程建设项目从酝酿、决策到建成投产过程中形成的有归档保存价值的所有文件资料的管理,其内容包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。水利工程档案详细记录了工程建设过程中各阶段的实际情况,在一定程度上体现了工程建设成效,是档案的重要组成部分,具有时效长、范围广、容量大的特点,对后续其他同类型水利工程建设具有参考价值,其管理水平直接影响着工程的运行管理和工程效益的发挥。新形势下随着施工工艺和信息化的快速发展,水利工程档案管理工作存在的一些弊端亟需改进。

1管理现状

1.1认识不深刻,重视程度不够

一是部分项目负责人没有充分认识到档案管理工作的重要性,在实际工作过程中重建设质量和建设进度,轻档案管理,没有配备档案装具、档案保护设施和办公设备,甚至存在没有配备专职档案员的情况,对档案资料的全面性、时效性和真实性的把控不够严格,导致工程完工后档案资料不全面、不规范。二是档案管理制度执行不到位,档案管理权责不明,导致档案资料移交不彻底、规整混乱,档案管理标准不高,缺乏对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作的有效监督和检查。

1.2档案管理人员匮乏,专业水平不高

水利工程档案管理工作具有繁琐复杂、专业性要求高的特点,但实际工作中档案管理人员紧缺,大多数都是临时抽调或身兼数职人员,由于缺乏工作经验和专业培训,导致档案资料的收集不全、管理不规范。同时,档案管理人员往往只局限于自身工作岗位,很少争取外出学习、参观、交流的机会,专业知识的更新速度缓慢,管理观念落后、管理方式陈旧,不能适应档案管理信息化的发展要求。

1.3管理制度不完善

一是在目前水利工程建设领域中,市场稽查制度、工程招标投标制度、工程竣工验收备案制度和工程监理制度尚在完善时期[1]。二是由于各参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位)之间的衔接不够紧密,缺乏相对统一的档案管理制度。三是各参建单位档案管理人员的流动性较大,缺乏有效的档案资料长效管理机制,严重影响了档案管理工作质量的提高和工作方式的创新。管理制度的不完善,直接影响了水利工程档案管理工作的效率和质量。

1.4归档不及时,验收不严格

相对于其他工程档案而言,水利工程档案的形成周期较长,管理过程受时间和空间的影响较大,导致档案归档不及时。验收不严格主要体现在归档的文件资料相互间缺乏有机联系,忽略了工程项目文件材料的成套性;归档文件资料的字迹不够清楚、图样不够清晰、图表不够整洁;档案交接记录不全,甚至没有。

1.5信息化基础薄弱,安全风险大

随着计算机技术和网络信息技术的快速发展,信息化管理成了水利工程档案管理工作的发展趋势。但档案员的年龄普遍偏大,受传统档案管理理念的影响,信息化管理意识不强,存在只注重工程建设和防汛防旱等的信息化,而忽视档案管理信息化的现象,电子阅览装置、计算机等档案信息化管理所需设备不足,缺乏相应的信息化管理平台。同时,由于计算机软硬件不可避免的存在系统漏洞,存在档案信息被盗或泄漏的风险。

2发展对策

2.1提高认识,培养专业人才

改变传统的“重建设、轻档案”的管理理念,充分认识档案管理工作的重要性和连续性,提高档案管理人员的责任意识和业务水平,将档案管理工作落实到水利工程建设和运行管理的各个环节。通过定期培训,促进档案管理人员熟练掌握《中华人民共和国档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等法律法规,营造良好的档案管理工作氛围[2]。采取“请进来、走出去”的方式,给档案管理人员创造交流学习的机会,在提高其理论知识的同时,优化其资质、信息技术应用能力和管理理念,组建一支高素质、高技术的水利工程档案管理队伍。

2.2完善管理制度,严格验收程序

在相关法律法规的基础上,按照“统一领导,分级管理”的工作原则,建立健全档案查阅制度、保密制度、安全制度以及归档制度等水利工程档案管理制度,促进水利工程档案管理工作趋于规范化和标准化,全面提升管理水平。水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,大中型水利工程在竣工验收前进行档案专项验收,其他水利工程的档案验收与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收。未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收。

2.3强化信息化意识和风险防控措施

加强对水利工程档案管理信息化的培训工作,通过档案展览、讲座及宣传教育等形式,强化档案管理人员的信息化意识,建立健全档案信息化管理制度,并配备电子阅览装置、计算机等档案信息化管理设备,构建运行良好的信息化管理平台,在缓解档案管理人员工作压力的同时,提升档案管理水平。此外,还要树立安全风险意识,组建档案安全风险管理小组,提高安全风险管理水平,规避档案安全事件的发生[3]。

3结束语

水利工程档案是基本建设项目的重要组成部分,详细记录了工程建设的真实过程,贯穿于水利工程建设和运行管理的全过程,是工程质量评定、事故分析、索赔和验收的必要条件,也是工程运行管理和维修改造的重要技术资料。为了提高水利工程档案管理工作的质量,必须提高档案管理人员的专业素质,引进先进的工程档案管理技术,完善档案管理制度,提升档案管理水平,实现档案管理信息化。

参考文献

[1]武虹.刍议基层水利工程项目档案管理的现状与对策[J].办公室业务,2019,(11).

[2]黄成平.水利工程档案管理工作存在的问题及对策[J].智库时代,2019,(25).

[3]赵晶晶.企业档案管理安全风险防控与措施[J].办公室业务,2019,(22).

作者:邵钰 单位:甘肃省张家川回族自治县水务局

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