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创建自然科学基金项目中管理机制研究

 论文栏目:自然科学     更新时间:2012-7-10 19:28:04   

创建自然科学基金项目中管理机制研究范文

一、过程管理的定义

过程管理方法有别于传统管理方法,它是以系统论、信息论和控制论为理论基础,从“横向”将项目管理的每一业务过程按一定方式组成的过程网络系统。过程管理是指:使用一组实践方法、技术和工具来策划、控制和改进过程的效果、效率和适应性。卓越绩效是项目过程管理的最终目的,因此,应当实时地对管理过程进行策划,建立过程绩效评估指标和过程控制方法,并持续改进和创新。国家自然科学基金项目(以下简称基金项目)申请量越来越大,对基金项目管理模式提出了新的挑战。综合运用管理技术、计算机信息技术等手段,探索新的管理模式,有助于提高对基金项目管理的有效性,服务于国家自然科学基金的绩效目标。

二、基金项目管理的特点

基金项目除了具有科技项目的一般特性外,还具有如下特点:(1)基金项目是基础研究,其研究过程和研究成果具有很大的不确定性,简单的量化管理是不适合的。(2)基金项目管理除了国家自然科学基金委员会(以下简称基金委)外,离不开依托单位、专家的支持,而基金委与依托单位、专家是一种松散的关系。(3)基金项目的体量大。2011年基金项目申请量达到了15万项左右,2011年资助项目34000项左右。(4)基金委负责组织科学基金项目管理的整个业务过程的运转,并对依托单位的具体管理工作进行宏观指导。(5)基金委依靠评审专家对基金项目进行评价与遴选。(6)依托单位具体负责基金项目实施的管理和监督。

三、“科学基金共同体”在基金项目管理过程中的作用

“科学基金共同体”是在共同价值观的基础上,通过一定的规范和制度,建立和协调各个组成部分之间的关系,实现科学知识生产的松散组织[1]。韩智勇等[2]阐述了科学基金共同体的“四支队伍”(研究专家队伍,评审专家队伍,基金委工作人员队伍,以及依托单位、联络网、地方科技主管部门)、“三类机构”(依托单位及其联络网、地方科技主管部门和联合资助机构与基金委)和“两大系统”(专家系统和管理服务系统)的内涵和作用。科学基金共同体的各组成部分是一个有机的整体,各部分相互协作、相互依存,各自在基金项目过程管理中发挥着不同的作用。

1.专家系统是“基金制”的基础

“宏观引导、自主申请、平等竞争、同行评审、择优支持”是科学基金制的基本特点。包括申请者、承担人和评审专家在内的专家系统是过程管理的主体,是基础研究的承载者,是科学基金项目绩效能否实现的关键因素。专家系统既直接参与基金项目整个生命周期,又参与业务过程的评估和信息反馈。专家系统的学术水平、科研道德水平决定了这个群体能否尊重科学规律,自由探索,甘于寂寞,潜心从事“敢为天下先”的风险性强的研究;能否尊重首创精神,发扬学术民主,公平、公正、无私地评价和遴选出探索性强的项目。

2.管理服务系统是科学基金的保障

包括基金委、依托单位及其联络网、地方科技主管部门和联合资助机构及其工作人员在内的管理服务系统是科学基金项目运行的保障。基金委是一个学术性管理机构,是基金项目管理过程中的协调者和政策制定者,其职责是制定、解读、宣传政策和各类基金项目的管理办法,组织专家系统和服务管理系统开展各项工作,保证科学基金项目的顺利实施,实现科学基金项目的绩效。由于基金委工作人员没有时间也没有精力跟踪每一个项目,因此科学基金项目具体实施必然离不开依托单位及其联络网、地方科技主管部门和联合资助机构及其工作人员,他们与基金委工作人员一道组成科学基金项目的保障系统。

四、建立基金项目过程管理的必要性

基于上述基金项目管理的特点,特别是随着科研人员对基础研究的重视,基金项目申请量与资助量逐年增加,资助经费也逐年快速增长,项目管理的复杂度和工作量大幅提高,对科学基金的专家系统和管理服务系统提出了挑战。而且,随着社会、经济的发展,公众也越来越关注国家自然科学基金在提高我国原始创新能力、服务于创新型国家建设中的作用。因此,有必要积极研究和探索对基金项目的管理规律,对基金项目管理过程进行科学、有效的评价,从而不断改进和创新基金项目管理过程,以适应基金项目的不断发展,充分发挥自然科学基金在国家创新体系中的作用。基金项目过程管理,就是充分发挥科学基金共同体的作用,运用先进的信息技术,通过对基金项目业务流程的跟踪、监督,在建立较为科学、可行、规范的评价体系的基础上,不断创新和改进基金项目管理的每一个业务过程的绩效,从而提高国家自然科学基金的绩效,实现基金委的“卓越管理战略”。

五、基金项目过程管理构建设想

1.建立基金项目业务过程的评估体系

过程管理的特点之一就是,通过不间断地监控各业务过程的运行情况,进而实时评价和优化业务过程。对各业务过程进行信息采集是优化管理业务过程的基础性工作,对各业务过程进行评估是优化业务过程的必然要求。基金项目管理的业务过程主要包括项目申请、项目评议(包括通讯评审与会议评审)、项目批准与实施、项目中期检查与结题验收、后期成果跟踪。为了有效地评估基金管理各业务过程,需要采集基金管理业务过程的信息,建立各业务过程的绩效目标和评估方法。需要采集的信息主要包括:

(1)“项目申请”业务过程采集的信息包括:项目指南、申请书内容、管理办法、年度申请通告等。

(2)“项目评审”业务过程采集的信息包括:评审要求、通讯评审意见、通讯评审专家信息、会议评审意见、会议评审专家信息。

(3)“项目批准与实施”业务过程采集的信息包括:项目计划书、调整计划书、进展报告、项目信息变更等。

(4)“项目中期检查、结题验收”业务过程采集的信息包括:中期检查意见、中期检查专家、结题验收意见、结题验收专家信息、经费使用情况等。

(5)“后期成果跟踪”业务过程采集的信息包括:延续研究的进展情况、后期发表的论文、专利、奖项等。2007年国务院颁布的《国家自然科学基金条例》中明确指出了国家自然科学基金的绩效是:“提高国家自然科学基金使用效益,促进基础研究,培养科学技术人才,增强自主创新能力”。基金项目管理的各业务过程的绩效目标是:

(1)“项目申请”业务过程的绩效目标是:便于申请者获得项目申请的有关信息和政策导向,鼓励和引导申请者自由申请,勇于提出高风险性的研究项目。

(2)“项目评审”业务过程的的绩效目标是:公开评审标准和程序,公正、公平、透明地遴选出风险性较强、创新性较强的研究项目。

(3)“项目批准与实施”业务过程的绩效目标是:按照审批程序批准项目,及时启动项目研究,组织协调并处理项目执行中需要协调、处理的问题。

(4)“项目中期检查、结题验收”业务过程的绩效目标是:及时了解项目进展情况,监督、规范项目经费的使用,恰当评价项目进展情况,促进项目研究过程不断改进,达到项目预期研究目标。

(5)“后期跟踪管理”业务过程的绩效目标是:了解项目的后续进展情况。由于基础研究项目研究过程和研究成果的不确定性,因此对基金项目管理的业务过程的评价宜采取定性的评估方法,不适于定量的评估方法。建议由第三方定期对科学基金项目管理的业务过程,根据业务过程绩效进行评估。

2.优化基金管理的业务过程

业务过程优化的目的是:根据组织的管理目标,管理层能够有效地监督和控制各个业务过程,优化资源的分配,降低管理成本,提高投入产出比,达到最佳的管理目标。假定把整个基金项目管理整体看做是一个业务过程,笔者认为优化基金项目过程管理的标准是:(1)是否能将原始创新项目遴选出来;(2)是否凝聚和培养了基础研究队伍;(3)是否给专家更多专心进行科学研究的时间;(4)遴选项目过程是否公开、透明、民主;(5)业务过程是否便于公众监督与检查;(6)是否有利于自由的学术研究气氛的营造;(7)是否符合国家的法律、法规和管理办法;(8)是否有利于管理效率的提高;(9)是否充分利用了先进的信息技术、网络技术。

3.完善基金项目管理的反馈系统

反馈就是由控制系统把信息输送出去,将反馈的结果与预期目标进行比对后,对再次输出的信息进行必要的调整,使其作用的结果接近理想的目标。过程管理的目的就是要不断提升和改进项目绩效。对基金项目是否进行了有效的管理,需要建立一个实时、准确、灵敏的反馈系统,及时了解各业务过程的运行情况,不断分析研究实际管理过程中出现的各种因素,优化基金项目的管理过程。

4.完善基金项目的评价系统

国家自然科学基金绩效由每一个基金项目所取得的进展和成果汇集而成,因此如何遴选出原创性的项目是整个业务过程的核心。笔者认为项目评价系统分3个部分:评价标准、评审专家和评审环境。为加强和改进科学技术评价工作,建立健全科学技术评价制度,规范科学技术评价活动,正确引导科学技术工作健康发展,2003年科学技术部颁布了《科学技术评价办法》(试行)(以下简称《评价办法》)。《评价办法》主要明确了评价目的、原则、分类方法、评价准则及监督机制。

(1)完善基础研究项目的评价体系项目的评价体系包括项目的资助评审标准和绩效评估标准,应根据不同的项目体系建立相应的评价体系。在建立评价体系时,要考虑的因素包括:第一,学科前沿层面———对相关科学领域的推动作用;提出了哪些新的理论;提出了哪些新的实验方法和技术路线。第二,国家需求层面———促进了国内薄弱领域的发展;解决了经济发展的重大基础问题;解决了国家安全中的重大基础问题;解决了地方特色难题,推动了地方经济的发展。第三,人才培养层面———凝聚、培养了相关领域的后备人才;稳定了基础研究的队伍;提升了研究人员的科研素质;向公众普及了科学前沿知识。科学基金共同体要对基础研究的科学评价标准达成共识,并在实际管理过程中,统一标准,不能急功近利,共同推动基础研究健康发展。

(2)不断加强评审专家队伍建设《评价办法》明确了遴选专家的3个原则,即“随机原则、回避原则、更换原则”。国家自然科学基金的评审原则是“依靠专家、发扬民主、择优支持、公正合理”。之所以把“依靠专家”放在首位,就是因为自然科学基金的运行离不开专家,专家是自然科学基金的主体。专家队伍,特别是能否组建一支高水平、公正无私的评审专家队伍(包括通讯评审专家和会议评审专家)是科学基金绩效能否实现的关键因素,因此做好评审专家队伍的建设是遴选出优秀基金项目的基础。在评审专家队伍建设中要注意以下几方面的问题:①不但注重评审专家的学术水平,更要注重评审专家的职业操守;②定期对评审专家进行培训,使他们统一评价标准和资助导向;③在评审结束后及时公布评审结果和评审专家名单,以增强评价专家的责任感和荣誉感,自觉接受社会监督;④专家组成多样化,要考虑单位分布、地域分布、专业分布与行业分布等,有条件的可以选聘海外评审专家;⑤建立退出机制,跟踪评价评审专家信誉,对不适合基金项目评审的专家及时更换,并不断吸纳青年专家。

(3)不断优化基金项目的评审环境基金项目的评审环境主要指围绕在项目评审过程周围的各种因素的总和,包括社会环境、评审专家、评审制度等。目前,基金项目评审环境遭到一定程度的污染。这是因为,有一部分研究者过于关注如何得到一个科学基金项目,想方设法追求项目与数量,追求外壳与形式[3]。为了加强评审的公正和透明,各国科研资助机构都很重视评审环境的建设。譬如,美国政府对其资助科研项目的管理活动,都要求保持较高的透明度,以有效防止暗箱操作,杜绝由此而可能导致的科研欺诈及其它学术腐败行为。笔者认为,优化评审环境的主要目的是为了增加评审过程的透明度和规范性,因而需要注意以下几个方面:①加强制度设计,使原创性的项目能够被遴选出来。譬如,对于创新性较强的交叉项目,在讨论中专家都很重视,都认为应该支持,但是投票时交叉项目往往得票数比较低。这就需要从评审制度的设计方面尽量避免这种情况的发生。②建立专家能够畅所欲言、自由发表意见的评审氛围。这是在评审中专家能够发扬民主的基本要素,只有专家充分发表意见,项目的评价意见才能公正、客观。③减少非学术因素的干扰。一些单位将科研人员能否承担科学基金项目与岗位待遇、奖金、地位联系在一起,致使一些科研人员的价值导向偏摆,托人走关系、跑项目的现象时有发生。在评审期间,诸如此类的非学术因素时而影响着项目的评审过程。④制定详细的评审规范,规范评审专家的行为。“制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好可以使好人无法充分做好事,甚至走向反面”。制定规范的评审操作规程,并向公众公布,使评审规程公开、透明,杜绝评审专家私下相互打招呼,进行策略投票等。⑤项目评审结果与项目评审专家名单一并实时向社会公布,便于广大申请者及时了解评审结果,评判专家的评审过程和结果是否公正。⑥加强管理信息化建设,对核心业务流程基本实行计算机自动化管理,减少人为干扰因素。


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