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高校档案的信息化管理缺陷

 论文栏目:信息化管理论文     更新时间:2018/1/29 11:48:02   

【摘要】本文分析了在大数据环境下档案管理中的问题,并提出要采用先进云计算技术、建立相关法律法规实现高校档案的信息化管理、优化档案工作的发展战略、建立统一的档案信息化管理体系、实现高校档案的管理等提升高校档案的信息化管理水平的主要策略。

【关键词】大数据时代;高校档案;信息化管理

在档案资源应用和发展的过程中,大数据的应用和特征可谓非常突出并具有特色。但是,档案工作的实际情况中体现出的不适宜大数据时代发展需求的地方,仍然应当予以关注和重视。为了进一步提升档案管理工作水平,必须要对其予以重视。

一、在大数据环境下档案管理中的问题和缺陷

(一)在档案工作流程中存在的问题。档案工作的一般流程,主要包括五个主要阶段,即档案收集、档案整理、档案保管、档案检索以及档案利用。这种工作流程在纸质档案时期,可以说是比较完善的,因为它与当时的发展水平是相一致的。但是,在大数据的新时代背景下,这种工作流程就显得比较落后了。因为时代发展的水平,决定了我们目前的档案越来越多的以电子档案的形式呈现,并且伴随着信息技术的发展,档案的保管和整理也不再是难题。

(二)档案资源存在问题。不可避免的是,在我国仍然有很大一部分地区,档案管理采取传统的方式。纵观高校,有些仍停留在传统的人工操作时代,没有系统地应用大数据时代应有的处理方式来进行。实际工作上面,较难满足大学生进校、毕业时档案转接高峰期的工作进度。

(三)在档案工作思维中存在的问题。在档案管理工作的思维当中,仍然有一部分工作人员和工作部门,对于档案馆藏情有独钟,却对档案信息的利用熟视无睹,不当回事。之所以会这样,主要是受到管理人员传统思想的束缚和限制,在他们看来,档案是国家的财产,是不可以加以利用的存在,因此,面对档案的广泛利用,他们都以消极的态度应对。

二、提升高校档案的信息化管理水平

(一)采用先进云计算技术。作为大数据处理的主流技术,面对大量的数据端口时,应当采用能够予以反应的云计算技术,分析大数据,得出需要的数据结果。云计算技术具有非常明显的优势:第一,云计算技术的成本较低。第二,云计算技术具有较高的虚拟化,不需要太多的设备或者人力,只要通过一个终端,可以是电脑,亦可以是一部手机,便可以进行信息获取。第三,云计算技术具有很强的灵活性,用户可以选择自己需要的服务,设计具有个性化的服务。第四,云计算技术具有很强大的存储功能。其次,要结合“互联网+”时代的特点,充分利用好数据的挖掘技术。在大数据时代,高校的档案管理过程中,要在较短时间内得到所需要用的信息,就要充分利用数据的挖掘功能,这样可以提高工作效率。档案管理员也可以利用数据技术,进行档案的归类、分析、整理,可以较好地为用户提供个性化服务。

(二)建立相关法律法规,实现高校档案的信息化管理。加快高校档案管理的法律法规建设,利用法律制定统一的管理标准与规范,以法律的强制性实现对档案的信息化管理,提高档案利用率,提升我国档案管理技术水平,实现现代化、科学化的档案管理。关于数据挖掘的实现,可以先通过客户端对用户的操作进行记录,将记录的数据信息进行归类总结,然后予以分析,并将分析结果予以保存,这些数据的收集,能够帮助我们实现有效的个性化服务,实现数据挖掘意义。

(三)优化档案工作的发展战略。档案管理工作在高校里面,虽然不是最前沿的科研与教学工作,但作为学校发展的重要基础性工作,我们也要高度重视好档案工作的发展问题。因此,建议高校一是要加强对管理员的培训力度,提高他们的职业道德与工作技能。二是要让档案管理工作人员参与到社会活动中去,如大学生志愿者活动,以提高他们的社会责任感,将责任心应用到档案管理工作中来。三是要加强跨界、跨部门的合作,进行开放、多元、整合的档案管理发展。

(四)建立统一的档案信息化管理体系,实现高校档案的管理。实现档案的信息化管理,除了需要相关的技术作支持以外,还需要建立相应的信息化管理体系。尤其是对于高校档案信息的管理工作,可以在全国范围内,建议一个统一化的管理体系。笔者认为:国家应建立统一的高校档案管理信息系统,建立统一的集团数据库,实施高校档案信息全国共享。同时,为了更好地服务员工,应为每个员工建立一个账号,方便其利用档案信息。

三、结语

当前,我国已经进入了信息化、互联网+的大数据时代,依托于这样的时代特色,我们要充分利用好数据优势,加强档案管理的优化发展,推动高校各项事业的发展。大数据影响各行各业,也影响到了档案管理工作,它在给我国档案管理工作带来了很大转变的同时也出现了一定的问题,我们必须顺应时代的发展,不断改善档案信息管理的方法和策略,以期更好地开展档案管理工作,提升档案管理水平。

【参考文献】

[1]丁辉,刘星桥.大数据时代高校档案的发展定位思考[J].兰台世界,2014(35):8-9.

[2]向泽红.跨界.融合.联动--论大数据时代高校档案事业发展的新思路[J].山西档案,2016(1):64-66.

作者:李鑫 单位:湘潭大学

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