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如何提高科技期刊专家审稿质量与效率

 论文栏目:期刊理论信息     更新时间:2017/12/29 11:12:47   

专家审稿在科技期刊整个审稿制度中处于中心环节。科技期刊的学术质量水平在很大程度上取决于审稿专家的业务素质和科学态度,高素质、高效率的审稿专家队伍是科技期刊不断发展的重要保障。然而一直以来,专家审稿总存在诸如拒绝审稿、审稿时间长、审稿意见简单难以作为参考依据等问题。针对审稿难的问题,学界已有一定的研究。有的从审稿专家队伍建设角度强调实施审稿专家数据库的动态优化管理,有的从强调责任编辑通过各种途径协助专家审稿以减轻专家负担,提升审稿质量;有人则针对现行审稿模式提出了“双向匿名审稿——作者申述复审——审稿人公开署名”的审稿质量复合控制机制。本文在实践的基础上,就专家审稿中出现的问题,结合其他期刊的成功经验,探讨提高专家审稿质量和效率的措施。

(一)收稿环节强调稿件的规范

本刊使用腾云期刊协同采编系统,在作者投稿环节就设置了投稿须知、本刊格式编排规范、版权转让协议等需要作者必须清楚的项目,只有作者阅读并同意后才能进入下一环节。其中,在“投稿须知”中,明确提出拒绝学术不端行为,警示作者在稿件的引用数量上要有所注意。“文章的质量高低、作者的治学态度以及学养深浅都能从文章引用的细节中得到体现”“引用不能构成文章的实质部分”[6],本刊规定引用数量比例以不超过15%为宜。在阅读本刊“论文模板”环节,在篇首加入了“请务必按照本刊格式调整您的论文格式,否则影响审稿结果责任自负”的字样,并加粗加红标注。这样处理后,收到的稿件书写格式和编排格式明显规范,不用等到编辑初审环节发现稿件的格式、学术不端超标等与本刊不符合,而论文又有一定的发表价值后再退回作者修改,大大减轻了编辑在初审中的工作压力,为顺利送外审打好基础。

(二)强化稿件的初审力度

为了避免盲目送审,减轻审稿专家的压力,编辑部在初审阶段,主要从以下方面加大稿件的初审力度。首先对不符合本刊栏目设置和学科范围的稿件进行退稿处理。其次是对不符合本刊引用规定,存在一稿多投、抄袭等学术不端行为的稿件进行淘汰处理。再次对选题陈旧的、参考文献明显不对题的稿件直接退掉,留下具有一定送审价值的稿件送外审。这样控制了送审的稿件数量,还保证了送审稿件的相对质量,大大增加了同行专家对本刊工作的支持度。毕竟,高水平专家本来事务繁忙时间宝贵,如果送审稿件质量过低,就难以引起他们的兴趣,拒审或简单评议就可能出现[7]。如前所述,规范了作者投稿环节,编辑只需对送审稿件简单处理,对格式、图表等根据本刊的格式要求进行合理的调整和完善,使稿件基本规范化即可送外审[8]。这样处理后,大大减轻审稿专家的阅读负担,节省了审稿中耗费的时间。另外,编辑部在采编系统中设置了专家查看学术不端情况的功能,专家可以对稿件的基本信息进行掌握。

(三)动态管理专家数据库

诚然审稿专家在稿件的学术把关中起到了关键的作用,然而审稿专家的选择是否得当,直接影响着稿件的流通效率和稿件的命运。编辑部在初期建立专家数据库,利用互联网在全国甚至全球范围内广泛向学界进行自荐和推荐专家工作。专家的信息包括了姓名、性别、学历、专业、职称、工作单位、研究领域1、研究领域2、研究领域3、详细的联系方式(常用电话和邮箱)等。由于专家数据库里的信息,并没有把专家的科学态度、治学是否严谨公正、是否有充沛的精力和一定的审稿时间列入,导致在使用采编系统初期,送外审稿件不能及时返回甚至被遗忘、评议结果过于简单、不客观等现象经常存在。可见,动态优化专家数据库非常重要。因此在选择专家审稿的过程中,应该动态的管理专家数据库。有人提出设计声誉评价因子来选择审稿专家,也即对专家的工作业绩进行量化指标测评,选择那些具有良好声誉的专家担任审稿人[9]。在送审的实践中,编辑部总结了出现的各种情况,例如这个专家是否审稿意见过于简单往往不能作为编辑部的参考,是否一向手头事务特别多而导致审稿时间特别长,是否习惯由助手代他评议、是否有身体不佳等情况,在选择专家时,就可以减少送审或者不送审。在专家数据库中,可以在专家信息上略作标记,增加声誉影响因子栏,标记该专家的声誉值。关注各高校或科研机构引进的各类人才,把他们增加到审稿专家队伍中,尤其是年轻的博士、博士后或海归人员。该类人员对研究的前沿、研究的最新方法等非常熟悉,他们的精力充沛、思维活跃,审稿的积极性和主动性非常高,把能够参加审稿看作是自身价值的体现。

(四)注重培训审稿人

专家审稿虽然存在这样那样的问题,但是依然是期刊学术质量把关的重要基石。编辑部希望每一篇稿件都能够得到审稿专家真切而翔实的评议,能够对编辑部在处理稿件去或留上有参考价值。利用在线采编系统,随审阅的论文一起链接发送去一份本刊近期发表的文章和本刊审稿规则,已发表文章前面附上一份比较详细的评审意见。以此作为培训审稿人的原始材料以引导专家写出详尽的可行性的审稿意见[11-12]。这些材料从引导审稿人对本刊的详细了解和如何审稿方面都起到关键的作用。所附上的评审意见从文章的实用价值或选题意义、结构是否合理、方法是否恰当有效、图表是否分明、结果是否描述得到、参考文献是否合适等方面进行评判。尽管有些专家一向审稿都很认真负责,但是附送去这样一篇已经有评审意见的文章,也可以让专家阅读完文章后,对照别人的审稿意见,评估自己的审稿质量。本刊的审稿规则详细罗列了包括选择专家的原则、回避制度、质量评价、审稿时间(本刊约定2周内返回)和期刊的定位、稿源情况及奖励制度等。本刊还在出刊后送给审稿专家样刊,让他们看到个人的审稿成果。另外,根据本刊栏目的实际,社会科学版和自然科学版的审稿单分开设置,理工科栏目的审稿单主要从创新性、方法或仪器运用、数据分析和统计、图表、写作思路、参考文献、结果和具体评价意见等方面引导审稿人评议。人文社科栏目的审稿单主要从创新性、写作思路、讨论充分性、方法、参考文献、结果(如发表、修改后再审,修改后发表,退稿)和具体评价意见等方面引导审稿人。审稿单前面部分供专家勾选选择项,选择项从优到差分等级列出。“具体评价意见”处留有空白,可以让审稿专家详细写出具体意见。

(五)及时有效地反馈审稿专家的意见

本刊实行双向匿名审稿制度,为了避免不必要的纠纷,在线投稿系统设置了作者可以看见投稿系统上稿件处理的进展情况,但是看不到详细的审稿意见。编辑部获得专家的审稿意见后,第一时间反馈给作者。讲究反馈的时效,不仅能够缓解作者等待的焦虑,稳住作者对刊物的支持度,另外,及时反馈作者并敦促作者及时根据审稿意见再修改,及时返回。还有必要让作者做出修改说明,方便专家复审。这样,送复审时间缩短,不至于因为间隔时间太长而导致专家对稿件遗忘甚至反感。这里值得注意的是,要把审稿意见进行再加工[3]。毕竟审稿专家在处事风格和业务素养上各有不同,对意见模糊缺乏指导性的审稿意见就不能机械照搬给作者,如“文章论述过于烦琐,个别段落口语化严重”这些意见,编辑要通读全文,找出需要修改的地方并清晰明确的反馈给作者;对意见中语气尖锐犀利、过于生硬的词语,应该稍加修改再反馈;对那些模棱两可的意见,编辑应该鉴别处理,免去作者反复猜测的必要。编辑部还要查漏补缺,笔者曾遇到,有作者在文中只列出了小标题却漏写了该段内容,尽管专家对文章的创新性评价很高,所列的修改意见也比较详细,但是专家没有留意到漏写的内容,编辑在处理意见时,要一一标记处理并反馈作者。有些专家在给出具体评判意见后,加上一句“是否发表由编辑部定夺”,这些话语,编辑就要加以删减处理。笔者曾经遇到,有专家直接打开系统上传的稿件,并在上面以批注的形式对文章进行评判,批注旁边光标所到之处显示出批注者的姓名(有些专家在个人电脑上设置了批注显示个人姓名的功能)。编辑在处理专家意见时要注意这种情况,保护审稿专家的隐私。

(六)建立审稿评价与激励机制

为了持续保证专家的审稿质量,调动审稿专家的积极性,对他们进行情感激励和荣誉激励是非常重要也是非常必要的。有的期刊为了尊重审稿人的劳动,选择了在期刊后面对审稿专家公开致谢,也有的把高质量的审稿人吸纳为期刊编委,甚至有的提供给优秀审稿专家以专业书的代金券。另外,增加专家审稿费,可以缓解专家难聘请的难题,调动其积极性。本刊建立了专家审稿的评价制度和奖励制度,也相应增加了专家的审稿费。审稿评价体系主要从以下方面进行:审阅周期、超期数量、审阅数量、拒审篇数、审阅意见(是否详细可参考),评议公平公正、不透露评价信息、不窃取论文信息、主动回避相关合作或竞争的论文、不请人代为审稿。每项记满分为10分,从高到低分四个等次算分。年终编辑部对所有审稿专家的审稿情况进行汇总评分。根据综合评分情况,评选优秀审稿专家,并以学校文件形式规定给予一定的奖金和证书奖励。同时,对于其他的审稿人,编辑部会以主编的名义给他们发去一封感谢邮件,表达本学报对他们的谢意。通过这些途径,调动审稿人的积极性。

同行专家审稿虽然存在一定的问题,但是仍然是学术论文质量把关和发表的最有效的方法。审稿专家在业务水平、研究领域、个人身体状况、性格习惯、其他社会关系等方面的情况不同,审稿的质量和效率也受之影响。在这种情况下,期刊编辑部在选择审稿专家,送审稿件时,应该做好前期的准备工作以送审高质量稿件,尽量为审稿专家提供相关有效的稿件信息包括审稿单、以往相关的论文审稿意见、学报的相关情况等,并及时电话沟通。同时,编辑部要及时反馈对审稿人的审稿工作评价,尽量表达对他们的感谢,或者指出存在的一些待改进的问题。尊重审稿专家的劳动,以情感激励和荣誉激励来调动审稿专家的积极性,以提高期刊的审稿质量和效率。总而言之,完善期刊的审稿机制非常重要,尤其要注意各个流程中的细节,例如充分利用稿件在线采编系统,认真设置每个投稿的环节,为审稿专家减负,每天密切关注稿件的处理进度,构建动态的专家数据库及时补充新鲜血液、建立内部专家审稿评价体系等。通过做好这些细节工作,提高专家审稿质量和运作效率。

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