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知识经济对秘书职业的定位要求

 论文栏目:知识经济论文     更新时间:2017/10/16 14:51:34   

引言

随着我国进入知识经济时代,企业的发展非常迅速,为了跟上时代的步伐,对企业秘书的基本素养提出了更高的要求。作为一名优秀的文秘人员,要不断地增加知识含量,丰富自身的知识结构,及时了解社会的最新发展动态。新时期的秘书人员一定要适应知识资本化的时代特征,正确认识自身的工作职责,做好领导的参谋和助手,工作要达到创新、求实、高效的标准。

一、知识经济时代对秘书人员提出的高标准

21世纪,经济全球化与加入世界贸易组织,全新的对外开放格局正在形成,所涉及的领域与层次不断放宽,由原有的政府主导逐渐向市场主导转型,人类将进入一个知识的生产、分配以及使用的全新经济时代。我国进入知识经济时代以后,对秘书人员提出了更高的标准。秘书人员要正确地使用大量的信息工具,以计算机应用为工作的主要核心,可以达到高效率、低成本的效果。秘书人员在知识结构上要不断完善,不断地更新知识储备。在秘书工作中交往的人群涉及的领域比较广泛,所以要求秘书的知识层面要宽广,了解法律常识,探讨经济领域的基本知识,秘书人员的职业素质要向综合性方向发展,复杂的工作使秘书的职业定位多重化。所以,秘书人才要向管理、技能、业务等多方向发展,已经成为必然趋势。

二、秘书全面的职业定位要求

知识经济是建立在知识与信息的生产、分配与使用的基础上的经济,随着知识经济时代的到来,各大企业对人力资源变得越来越重视,企业的人才引进直接关系到未来的发展方向,高素质的企业秘书团队是辅导贯彻执行上级领导的政策以及方针的可靠保证。对秘书人员的具体定位为:有较高的思想水平和政策水平,能够深刻地领悟领导的决策方针,适应领导工作的各种需求,做好综合服务工作,熟悉工作环境与企业的现阶段发展状况,有创造性地开展工作。高素质的企业秘书是领导提高工作质量的重要依托,具体能力要求如下:1.提高协调能力与应变能力。秘书工作会涉及到错综复杂的多方关系,知识经济时代的发展对秘书人员的协调能力提出挑战,秘书要做好领导之间、同事之间、上下级之间的协调工作,要兼顾各方利益,对待协调对象要平易近人。秘书工作大部分都是在沟通中进行,需要在第一时间了解领导的工作意图,通过与群众之间的沟通与协调,正确地传达领导的工作要求。沟通协调能力的强弱会直接影响到秘书工作的效率,在协调与沟通过程中要充分体现自身素质,避免不必要的冲突与矛盾,注重协调技巧,工作中要加强应变能力的培养,在发生分歧与矛盾的情况下,要坚持尊重对方的原则,非常自如地完成工作。2.提高办事效率与办公手段运用能力。办事效率对任何一个职位来讲都非常重要,我国经济发展迅速,生活节奏与工作节奏不断加快,秘书人员是领导的得力助手,为领导处理工作中的相关事宜。所以,秘书人员在工作中一定要不断提升自身的综合素质,提高办事效率,对于领导所交代的任务要按时完成,注重轻重缓急,安排好时间顺序。对于一家公司或者企业来讲,塑造组织形象,提高办事效率,能够充分体现企业的发展现状与精神状态,秘书人员要自我完善,认真落实领导所交代的各项事宜,热爱自己的本职工作,改变对待工作的态度。办公自动化的合理运用可以提高工作效率,秘书要不断提高自身运用现代化办公设备的能力,工作中注重实效,只有时间、质量与效果三者统一,才能真正达到高效的标准。3.增强时代意识与创新意识。知识经济形态的出现与发展,将会使整个经济以及社会具有全新的特征,把世界带入一个全新的时代。作为新时期的秘书工作人员,一定要树立与时俱进的思想,提高时代意识,不断提高自身的创新能力,打破传统的常规思路,从多个角度来分析问题,在事物的观察与解决方面,提出自己的观点,对新鲜事物拿出新对策。提高秘书的创新能力尤为重要,秘书在日常工作中要养成良好的工作习惯,在时代意识的引领下,培养独立思考的能力,要打破安于现状的思想观念,拓宽视野,克服从众心理,在工作中营造创新进取的良好氛围。4.完善知识结构与实现能力的多样化。知识经济对各个领域的发展起到了推动作用,主导着时代特征的地位,随着科技的日新月异发展,出现了许多非常先进的办公软件,新时代的到来对人们的知识结构掌握提出了更高要求,尤其是互联网已经渗入到人们生活的各个领域,秘书人员要掌握各个领域的基础知识,方便工作中对知识的灵活运用。秘书工作要熟练地掌握多种办公软件,充分地掌握网络知识,创新原有的知识结构,完善自我,了解经济时代社会的发展动态,加强自身听、说、读、写能力方面的训练,全面提升自身的综合能力素质,满足社会及企业发展的需求。

三、秘书人员的道德素养需求

秘书人员在工作中的各种行为规范受到职业道德素养的束缚,实事求是是秘书人员职业道德的核心内容,秘书人员要密切联系群众,谦虚谨慎,善于与人合作。对于秘书人员的具体道德素养要求有以下方面:1.具备谦和的品性。随着社会的进步与发展,社会关系越来越复杂,人际交往之间不断频繁,所沟通的对象在不断变化,公司与企业的社交范围在不断扩大。秘书职位担任协调各方的枢纽工作,在繁重的日常工作中,秘书人员要注重加强自身的道德品行,修炼谦和的品性,宽以待人,对待领导谦恭,对待同事及基层谦和,对待外界谦逊,端正自身的工作态度,在工作范围内建立起良好的人际关系,积攒人际财富,减少工作中的矛盾与摩擦,保质保量地完成本职工作。2.服务中融入热情。秘书的主要工作为服务工作,具有特殊的工作属性,更好地帮助领导辅助工作,做好协调沟通工作,准确地进行信息收集与分类,秘书人员要充分地做好工作定位,在工作中融入激情,提高服务热情,全面提升自身的服务意识与服务水平。积极的服务态度可以促进秘书工作的顺利进展,意识到自身的工作职责,加强责任心,秘书人员要勤勉尽责,把责任与热情充分地融入到工作中去,实现自身的价值。3.善于换位思考。秘书人员在工作中要善于换位思考,站在对方的角度来思考问题,明确自身的行为标准,不断调整自身的观念,正确认清自己所处的地位,尽量满足服务对象的需求。掌握秘书专业技能,熟练地运用现代化办公室技术,充分发挥自身的智慧,为服务对象提供辅助性工作,以对方的立场来分析自己的行为与办事方法,认清自己的工作职责,做到参与而不干预,既要积极地参与又不能干预领导的决策以及下属单位的工作。具体做到以下几点:首先,参与决策调研,注重“多谋”,切忌“擅断”。其次,参与实事检查,工作“到位”,不能“越位”。最后,参与工作实践,当好“助手”,莫成“主手”。4.遵循实事求是的原则。秘书的工作上连领导,下连群众,起到了中间的桥梁作用,直接影响到领导的决策制定与执行,作为一名合格的秘书人员,要求真务实,尊重实际,说实话,报实情。随着知识经济时代的发展,各种信息千变万化,对于工作中所存在的新鲜事物要精心地去调查研究,牢牢抓住事物的本质,防止错误信息的引导,影响决策的科学性与有效性。实事求是是立事之根本,只有诚实、朴实、务实、求实,才能成为领导能够信赖的得力助手。

四、培养秘书职业素质的有效途径

1.加强学习,树立职业意识。在秘书人员的培养中,要加强学习重要理论和党的重要方针政策,学习科技、经济、法律等相关专业知识,加强与自己工作相关的秘书业务知识,掌握现代化办公设备的应用技巧,在学习中总结经验。提高自身适应新环境的能力,顺利地帮助领导进行决策,遵从指挥。2.加强实践培养。实践是对人们专业知识学习水平的具体评价,同时也是对秘书人员应变能力的一种考验。在高校培养秘书人才的过程中,要为学生提供更多的实践锻炼机会,提前适应秘书职业要求与操作习惯,通过不同场合对紧急问题处理的情况来考察学生的应变能力,对学生的实践效果进行评价与总结,鼓励学生运用创新科学的手段方法进行问题处理,从而达到实践训练、提前接触工作岗位的目的。3.严格规范选材制度,加强后期培训。企业在对秘书人员的选拔与聘用过程要严格按照科学性、合理性原则,让更多的优秀秘书人才得以重用,严格地规范人才选拔制度,采用实习验证制度,使得被聘用人员了解公司的录用并不代表一定可以胜任此项工作,通过实习期的磨合,加强企业后期的培训力度,根据公司的发展状况,提高实践工作能力,制定适合自身的工作企划,对未来的发展进行初步的定位。结语秘书职业是一种具有独特性且富有魅力的职业,秘书人员要端正自身态度,全身心地投入到工作中,处理好工作中的人际关系,树立良好的职业形象,体现自身的社会及个体价值。知识经济时代的到来冲击着工业时代的社会整体布局,秘书工作面临着全新的改革,高素质的秘书人才在企业的发展中严重缺乏,职业化的秘书人群正在形成,充分了代表了知识经济时代的召唤。

参考文献:

[1]孔祥光.高校行政秘书的角色定位与职业意识[J].宁波教育学院学报,2016,(8).

[2]罗洋波.高职院校教学秘书的角色定位和职业幸福感[J].湖北函授大学学报,2016,(3).

[3]周江涛.基于工作过程的高职秘书英语课程改革探讨[J].英语教师,2015,(10).

作者:裴鑫 单位:西安航空学院

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