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质量检测机构仪器设备管理策略

 论文栏目:质量检测论文     更新时间:2017/12/7 11:43:04   

【摘要】针对质量检测机构仪器设备档案管理相关内容,做了简单的论述。为提高仪器设备档案管理的科学化水平,要从仪器设备采购与使用等全过程,做好档案收集与整理工作,以实现资源利用最大化。从档案管理角度来说,要做好管理人员培训,加强规范化管理力度,构建档案信息化管理平台,实现档案资料共享,提高档案利用率。

【关键词】质量检测机构;仪器设备;档案管理;科学化

现阶段,质量检测机构管理工作中,仪器设备管理成为主要内容。在仪器设备管理工作中,做好档案管理,能够确保检测检验工作的质量与效率,对保障检测检验工作有效开展,有着积极的作用。基于此,加强此课题的研究,提出仪器设备档案管理措施,有着必要性。

1仪器设备档案管理内容

质量检测机构仪器设备档案管理内容如表1所示。质量检测机构完成设备采购后,在验收环节,便需要构建设备档案。在档案形成期,要做好设备型号与名称等各类信息的收集工作,为档案构建提供完整的信息。完成档案年度归档后,依据检测工作要求,做好相关资料复印与下发,使得操作人员能够及时掌握仪器设备档案相关内容,配合档案人员做好相关归档工作。

2质量检测机构仪器设备档案管理存在的问题

2.1前期调查不足

从档案管理角度来说,若想实现档案利用效率最大化,需要做好仪器设备全生命周期的档案管理工作。部分质量检测机构不注重前期调查工作,未能做好需求分析,比如仪器设备重购置忽略档案管理,缺乏完整的购置计划,采购工作具有盲目性。在仪器配置方面,未能做好设备操作性与维修性等的分析,忽略了设备仪器管理工作,出现仪器设备闲置现象,利用率较低,造成加大的浪费。

2.2仪器设备档案人员专业性较低

质量检测机构仪器设备档案管理工作存在较大的难度,主要是因为专业细化,加之跨地域业务增加。加之仪器设备采购周期比较长,应用管理难度较大。基于此,仪器设备档案信息收集与整理难度较大,需要档案管理人员具有较强的专业性,能够从仪器设备档案管理实际出发,做好各项管理工作,以提高仪器设备使用率。从质量检测机构现有的人员队伍来说,人员专业性水平较低,难以达到科学化管理的要求,因此需要加强人员队伍建设。

2.3仪器设备数量多

现阶段,人们对工程、食品等的质量要求越来越高,带动着质量检测机构的发展,对其工作提出了更高的要求。仪器设备作为检测的重要工具与手段,在检验检测工作中,发挥着积极的作用。目前,仪器设备数量不断增加,使得档案管理工作难度增加,尤其是档案资料收集与整理。基于此,加快档案管理信息化建设,有着必要性。借助信息手段,细化仪器设备档案信息采集工作内容与职责,实现全员参与档案管理,以提高仪器设备档案信息采集与管理效率。

3质量检测机构仪器设备档案科学化管理策略

从仪器设备档案全周期来说,包括档案信息采集、立卷管理(生成电子档案)、调阅等,为提升档案管理效率,需要从各方面入手,做好以下方面的把控:

3.1推广信息化管理模式

现阶段,质量检测机构工作方式方法有了重大的突破,其信息化与自动化水平不断提升,使得工作效率得以提升。同时也需要档案管理相关工作能够紧跟机构的发展步伐,为检测工作的开展,提供相关帮助。除此之外,由于质量检测对仪器设备档案信息的需求增加,提高档案信息共享程度,有着必要性。基于此,质量检测机构要加快仪器设备信息化管理建设。通过加大仪器设备档案管理软硬件投入,构建档案管理平台,实现仪器设备电子化管理,使得档案利用人员能够通过系统访问获得相关数据信息,实现跨时空使用。以某质量检测机构为例,为了解决档案管理信息化建设难题以及档案信息填写不规范问题等,通过引进档案管理软件,按照机构需求,来设计相关表单表格,提高设备使用管理效率。利用系统自行控制功能,比如必填选项与录入数据必须为数字等,来规范信息录入。仪器设备所有资料均采取在线录入,将其保存到云端,以便于档案存档以及长期管理。使用软件PC端与移动端,为每个仪器设备张贴二维码,由现场人员使用扫一扫功能,打开设备资料,录入设备档案信息,降低操作难度。利用仪器设备档案管理信息化软件系统,发挥其协作功能,各部门和人员等,通过权限访问,包括数据录入与查询等,实现仪器设备档案共同管理,消除信息孤岛,提高了档案信息利用效率。

3.2做好仪器设备档案动态管理

质量检测机构开展仪器设备档案管理,要从工作实际考虑,因为检测工作的需求,需要不定期补充仪器设备,因此仪器设备档案管理也应执行动态管理模式。在实际管理工作中,要从仪器设备全生命周期入手,做好动态管理。①要明确仪器设备档案管理职责与内容,统一仪器设备存放地点。若后续有新设备购入,则需要做好设备调试与检定等工作,当交付使用时,构建档案。②做好检定或者校准信息更新。在后期管理工作中,要和仪器设备定期检定与校准工作相互配合,及时更新数据信息,以确保档案资料的完整性。若发现故障问题,则需要做好相关记录,包括零部件更换与设备更换记录等。③做好仪器设备停用与报废后的档案管理。当设备停用或者报废后,需要做好设备降级或者停用审批记录,做好信息归档,更改台账。需要注意的是,档案变更或者借阅后,要立即做好归档工作,以免造成档案遗失。

3.3强化仪器设备档案规范化管理

(1)要完善仪器设备档案管理制度。质量检测机构要完善档案管理抽查制度,以规范仪器设备档案管理工作,及时发现档案管理工作存在的问题,做好问题整改,以确保档案资料利用率。同时还需要完善设备维护制度,组织相关人员,做好设备维护,以便能够及时掌握设备使用情况与老化程度,更新档案信息,为设备重置,提供有效的数据。(2)加强仪器设备档案管理队伍建设。随着电子档案的应用,加之高精尖检测仪器设备的使用,为确保档案管理工作效率与质量,做好档案管理工作创新,有着必要性,这需要提升管理人员的专业化水平,使其能够利用各类手段,做好设备档案资料收集与整理,为后期更新仪器设备,提供数据保障。(3)加强档案各环节管理力度。仪器设备档案管理包括采集管理、立卷管理、调阅管理等,为实现科学化管理,要结合机构仪器设备档案管理资源情况,合理分配管理人员,由专门的人员负责相关工作,利用激励手段,调动其工作积极性,使其能够树立负责任的意识,做好档案管理各项工作。在档案资源共享方面,要充分发挥网络化优势,构建现代化档案共享模式,让档案信息更好的服务于质量检测工作。

4结束语

综上所述,质量检测机构加强仪器设备档案科学化管理,要强化仪器设备档案规范化管理,做好仪器设备档案动态管理,推广信息化管理模式,着力解决仪器设备档案管理现存的问题,以提高档案资源利用率,推动质量检测工作更好的完成。

参考文献

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作者:刘永贵 单位:重庆市计量质量检测研究院

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