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完善文物档案管理制度的对策

 论文栏目:管理制度论文     更新时间:2018/2/12 9:51:24   

摘要:文物是历史文化的遗产,是对当时的政治、经济、生产、生活的记录,是时间和空间的产物,研究历史文物对于我们了解历史有着重要的帮助作用。我国对于文物的管理,是通过建立文物档案的形式来实现管理的,所谓的文物档案也就相当于文物的户口本,里面记录了文物的相关信息,而且随着文物的研究深入,文物档案也得以完善和丰富。做好文物档案的管理工作,必须建立完善的文物档案管理制度,来规范文物档案的管理工作和各项流程,本文主要探讨如何建立完善的文物档案管理制度,以供文物档案管理部门借鉴。

关键词:文物;档案管理;制度;完善

文物档案管理工作涉及内容比较广泛,首先,文物档案的建立,需要进行文物信息的填写,将相关文物信息进行合订,并加以签字,对于文字的书写有着严格的要求,必须字迹清晰和工整,方便人们识别。其次,文物档案的管理,其中包括文物档案的分类和编码,文物档案的借出和归档,文物档案的合理保存,文物档案的整理等。最后,文物档案的信息化建设。文物档案的信息化,建立文物信息平台,将文物信息进行网上录入,实现文物纸质档案和数字档案的统一。文物档案是人们进行文物研究的一项依据,人们依靠文物档案获取文物的相关信息,随着文物研究的深入,来进一步的完善文物档案,可以看出文物档案管理工作对于文物研究的重要意义,因此,为了保证文物档案管理工作的有效进行,必须建立完善的管理制度[1]。

一、文物档案管理工作现状

文物档案管理是一项有着诸多工作内容和程序要求的管理工作,在当前的文物档案管理工作中,存在以下问题:首先,由于文物档案的经手人员比较多,这就导致文物档案管理工作难以做到统一和规范。在文物档案建立时,需要对文物相关信息进行登记,需要经办人员填写表格、登记、盖章等操作过程,由于经手人员比较多,会出现由于个人的疏忽,影响到文物档案的管理。此外,由于文物档案需要多人填写,不同的填写习惯、字迹以及填写详略,都会增加文物档案的识别难度。其次,文物档案借阅和归档问题。文物档案是需要按照文物的类别进行分类和编排的,这样有利于对文物档案的查找、借阅和归档。由于文物档案的种类和数目都比较庞大,增加了文物档案室的管理难度。文物档案按照一定规律排列,当有人借阅时,需要按照排列规律取出档案,保留档案的空位,以免造成排序混乱,甚至文物档案丢失的情况。随着文物档案研究的深入,文物档案的内容会扩展,不断丰富的文物档案,如果不及时的进行整理,就会导致文物档案混淆,难以查找。最后,纸质文物档案的保管问题。纸质档案是常见的文物档案保管形式,纸质档案的质量主要影响因素有自身材质和所处环境的湿度、温度和光线等,文物档案的保持环境不好的话,例如,湿度过大,必然会导致档案出现潮湿、腐蚀的情况。此外,纸质文物档案还存在破损和丢失的情况。热门和重点的文物研究,对文物档案的多次借阅,导致文物档案出现磨损和损坏的情况,而且纸质档案在借阅过程中,容易出现丢失的情况[2]。

二、完善文物档案管理制度的对策

(一)根据相关规范建设文物档案

对于文物档案的管理,早在2003我国文物局就对档案的建设标准提出的规范性要求,将文物档案划分为主卷、副卷和备考卷,在实际的文物档案管理中,可以根据管理的需要进行划分,划分为收录性档案和记录性档案。收录性档案内容有图纸、照片、托片等原始资料收集和整理之后形成的文物档案。记录性档案是指记录文物工作要求、工作过程、研究结果形成的档案。在文物档案的建设中,需要区分收录档案和记录档案,通常情况下,在文物资料收集之后建立收录档案,记录档案则是对文物研究工作的记录[3]。

(二)文物档案整理要合理化

由于文物档案的数目和类型比较多,为了实现文物档案的有效管理,必须对文物档案进行科学的分类和整理。通常情况下,对文物档案分类和整理,按照一定的分类标准进行排序,然后装订成为档案。文物档案的案卷上要将文物的名称、案卷内文件材料的类别和主要信息等展示出来,依靠实践的顺序,对档案内材料的变动制成备考表。此外,针对那些有限制的文物档案,例如限制售出,要在文物档案案卷封面进行明显的标识。文物档案按照案卷的分类或者案卷目录来进行检索内容编制,方便进行文物档案的管理和检索,条件允许的情况下,可以利用计算机来对文物档案进行分录和检索。

(三)实现责任明确化

完善文物档案管理制度离不开对管理人员责任的明确划分,其中包括文物档案的建设和管理。文物档案的建立,由于建设内容广泛和复杂,必须从文物档案各部门借调优秀的管理人员成立专门的档案建立小组,较强的业务能力,是进行文物保护,文物课题研究,文物资料完善的重要基础。明确文物档案建设的规范性,提升人员的责任意识,在完成文物档案的建立之后,移交档案管理人员,进行文物档案的编目、整理和归档等工作。此外,对于文物档案的保存问题,可以采取建立电子档案的形式,实现对文物档案的有效保存,依靠电子档案的建设,可以快速的进行文物档案的筛选、借阅和归档等,信息化的管理方式,可以极大的提升文物档案的管理效率,同时改变纸质文物档案过于繁多,不易长期保存的局面。

三、结束语

综上所述,文物档案管理工作包括文物档案的建立和文物档案的管理,完善文物档案管理制度,对于文物档案的管理和文物的研究有着积极意义。建立完善的文物档案制度,需要做到以下几点:首先,文物档案建立的规范性。其次,文物档案整理的合理化。最后,文物档案的责任明确化。此外,加强文物档案管理的信息化建设。

【参考文献】

[1]蔡燕.文物藏品档案管理现状及对策研究[D].江苏:苏州大学,2011.

[2]王智健.浅议荔湾博物馆文物藏品档案管理现状及对策[J].决策与信息旬刊,2016(3):212-213.

[3]董琳琳.文物藏品档案管理现状对策研究[J].科技创业家,2014,(4):1.

作者:程春艳 单位:四平市烈士陵园管理处

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