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如何创新工程建设档案管理

 论文栏目:档案管理论文     更新时间:2018/2/9 9:03:58   

摘要:建筑工程行业是当下发展最为火热的行业,但是其在迎来快速发展的同时,也面临着一些问题,比如说工程建设档案管理工作中存在的一系列问题,随着时代的发展和进步,传统的档案管理方法和思路已经不能适用,所以必须创新新环境下的工程建设档案管理方法和技术。鉴于此,笔者在本文中对新环境下如何创新工程建设档案管理工作进行探究。希望提供相关的参考和借鉴。

关键词:工程建设;档案管理

1理清档案工作创新的整体思路

1.1创新与继承

虽然时代的进步使得一部分档案管理方法和思路显得传统老套,但是旧有的档案管理工作中还是存在着很多的可借鉴之处的,所以在进行工程建设档案管理工作的时候必须以原有的理论精华为基础,我们的档案管理工作也经历了较长的时间,拥有一定的历史,形成了具有一定特色的方法和理论,我们在进行理论创新的时候不能忽略原有的理论基础,在借鉴的基础上进行创新,对原有档案管理工作中的精华进行吸取和分析,结合当下的形式,实现很好地创新和继承。

1.2创新与实际

马克思主义辨证方法论要求我们做任何事都应该立足于实际,具体问题具体分析,在进行档案创新工作的时候也不例外,必须结合当下的实际,我们的档案管理工作虽然经历了较长的时间,但是和西方发达国家相比,档案管理工作要想获得长足和可持续的发展,必须在原有的基础上进行创新,然而很多的单位在创新的时候存在一个误区,即没有紧密的结合当下的实际,不能很好地做到因势利导,对当前的形势缺乏充分而全面的认识,没有立足于实际的创新是无法发挥出其实际作用的。

1.3创新与实践

创新是事物发展的第一动力,但是只有经过实践检验的创新才是合格的创新,无论是理论方面的创新,还是方法方面的创新,都必须经过实践的检验,在实践中发现创新的不足和缺陷,并对症下药,做出具有针对性和可行性的解决对策,还要考虑到的是实践方案是否真的具有可行性,最终实现创新效果的最大化。

2建立电子文档管理系统的思路

2.1建立“电子文档数据管理系统”

当今时代已经是信息社会,任何工作都离不开先进的科学技术和互联网技术,档案管理工作也不例外甚至是更有必要,电子文档数据管理系统的建立势在必行,电子文档数据管理系统的正常运行和实际作用的发挥离不开具有综合素质的电子文档数据管理人才,电子文档数据管理系统要注重数据库的保密,防止数据和信息的泄露,以免造成难以挽回的后果。电子文档数据管理系统具有数据量大、内容多样、利用率较高的优点,应该得到普及和推广。

2.2组织建立和充分利用内部局域网

这是现代工程建设档案管理工作必不可少的资源条件。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门要充分利用本单位的网络资源建设自己的网络,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,在方便工程建设档案管理的同时为用户提供更好的服务。

2.3电子文档的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为工程建设档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。

2.4开展在线服务在信息化时代,我们要想调取和查看档案,完全不必去档案管理部门查看档案原件,而是可以在互联网上完成这一系列的工作,通过开展档案在线服务可以使得有需要的人在家里、工作中就能完成档案的查看,通过在线服务能够极大的提高档案管理效率,同时,出现错误和档案损坏的概率也大大降低。

3拓展服务领域的创新思路

3.1打破信息服务的局限性思想,使信息服务社会化

就目前来说,工程建设档案管理工作的服务对象已经发生了一定的变化,之前仅仅将服务对象局限在单位内的档案,随着社会的进步,服务对象已经转向全社会。而且人们对不同的信息有着更为迫切的需求,各行各业对于信息十分重视,尤其是大数据技术的产生使得信息数据的重要性更加明显的展现出来,因此对档案信息管理的需求也自然增加。所以,档案管理工作不要将服务对象仅仅局限在单位内部,促进信息服务的社会化。

3.2将原有的被动服务变为更加主动的实体服务,发展档案产业

长久以来,档案管理人员都不能切切实实的发挥出档案管理的职能和作用,在进行档案管理工作的时候十分的被动和消极。不善于对档案进行深入的数据分析和处理,对档案的经济效益和社会效益缺乏挖掘精神,总而言之最终导致档案的信息价值得不到有效的发挥。所以为了发挥出档案管理工作的实际价值和作用,必须增强档案管理工作的主动性,将档案管理当做一项真正的产业来做,实现档案管理工作的产业信息化,让档案管理工作切实创造经济效益,也切实为社会创造效益和便利。

3.3加强工程建设档案管理部门之间的联合,实现信息资源共享

工程建设档案管理工作并不是某一个部门的工作,而是需要不同的部门加强协调与合作,在紧密的合作之下,能够很好地提升档案管理效率,很多的档案管理部门各自为政,缺乏一体化的管理思维,整体的优势得不到有效的发挥,所以,当务之急是加强工程建设档案管理部门的之间的联系,加强信息资源的共享和公用,实现一加一大于二的效果。

3.4注重信息反馈,深层次开发档案信息

我们要想判断档案信息资源的开发利用工作是否成功,应该将反馈信息的整理分析作为主要的依据,仔细和深入的分析研究反馈仔细资源开发利用的结果,在此基础上促进档案信息的深层次开发和利用。

4结束语

笔者在文章中对工程建设档案管理工作创新的必要性和相关的措施进行了深入的探究和分析,创新不能脱离实际,而且必须要经过实践的检验,并且要树立档案管理工作的产业化思维,发挥档案管理工作的经济价值和社会价值,当前我们国家缺乏档案信息开发人才,所以,应该在高校设置相关的专业,进行专业人才的培养,为工程建设档案管理工作输送高质量的人力资源,使得工程建设档案管理工作高效的展开。

参考文献

[1]凌灵.论档案管理中精细化管理思想的应用[J].经营管理者,2016(21):44~46.

[2]曹娟,朱方林,朱大威.加强农业科研单位建设工程档案管理的思考[J].江苏农业科学,2015(05):45~46.

作者:孙静雪 单位:大连建安工程建设监理有限公司

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