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建设工程电子文件一体化建设流程分析

 论文栏目:建设工程论文     更新时间:2017/12/29 10:05:20   

摘要:电子文件是未来建设工程文件的发展方向,但是现阶段各地市对建设工程电子文件的建设思路尚未明晰。在纸质工程文件管理现状的基础上,提出电子文件从编辑、审核、整理、归档的一体化建设流程。利用电子文件时间节点和手机实景拍照等措施保证电子文件在编制环节的真实性。提出规范化的电子签章平台,加强签章格式以及元数据打包的统一性,便于电子文件的管理和归档。建立统一的电子文件整理目录,并且建议在档案整理阶段纳入第三方检查机构,加强电子文件的完整性和可靠性,明确了归档移交步骤和档案载体的要求。

关键词:建设工程电子文件;电子签章;电子归档

引言

建设工程文件是建设工程从前期准备阶段到最后竣工验收阶段形成的具有记录性和储存性的工程档案资料。建设工程文件是建筑工程实体施工质量的重要保障和控制措施,是在一定监管力度下对建设工程施工细节的记录,主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图文件和竣工验收文件等。目前,建设工程文件主要是以纸质为主的信息记录媒介,纸质资料在时效性上具有一定的隐蔽性,资料的真实形成日期无法直观地反映在文件上,资料的实际制作日期往往落后于工程的实际日期,这样就造成了资料与实际工程的脱节和滞后。而且,纸质资料在真实性上也具有一定的隐蔽性,监管人员无法直接通过资料直观地判断数据是否真实有效,并且现阶段某些工程资料制作软件可以根据规范规定自动生成具有一定精确度的数据,使得建设工程文件的真实性无法得到保证。随着计算机技术的发展和普及,通过以现代信息技术为手段,对大中型建设工程进行信息的收集、加工和传输,支持项目决策者对项目进行策划、协调和控制,能够有效提高大中型建设项目的管理质量和效率[1]。工程电子文件可以实现内业资料的精细化管理,更加全面、真实、客观地反映施工过程的每个细节。虽然相继有行业标准和地方标准的出台[2-3],但是,现在各省市实际开展情况较为缓慢,建设电子文件信息化的思路还尚不明晰。基此,本文在建设工程纸质文件资料管理现状的基础上,提出电子文件从编辑、审核、整理、归档的一体化建设流程。

1建设工程电子文件管理的现状分析

1.1工程资料管理重视度不够

房屋建筑的形式越来越复杂,施工难度也越来越大,新的施工技术也层出不穷。施工管理者,往往把公司的主要技术力量放在如何解决复杂工程的施工及提高施工效率、降低成本上。如QC质量小组、企业研发中心,甚至是施工企业技术中心的考核重点放在专利、工法上,对企业的资质等级考虑规模、人员组成、工程业绩等。此外,施工企业在对人员的考核、培养、晋升上,向从事技术、经营的人员倾斜。而内业资料的填写、收集等,仅是为了应付相关部门的检查、归档,更多地被认为是一种没有实质意义的工作。如,很多施工项目部编制施工组织设计,是为了办理开工报告而编制,在具体施工过程并没有起到指导施工的作用。有些材料的进场检测报告,大都为了应付日后的竣工验收,材料进场已经在使用了才进行补充,从而导致了内业资料员发展空间有限、工作上消极。

1.2资料员水平参差不齐

建筑工程的施工是一项专业性极强的工作,也是一项既系统又繁琐的工作。如建筑工程内业资料表格包括:工程管理与工程质量检查验收资料、施工技术资料、施工材料资料、施工过程记录、检测报告、施工验收记录。各类资料都包含了几十种甚至上百种的内业资料表格。因此,内业资料员对各项资料的填写内容、填写时间、先后顺序都应该有较强的了解才能做好相应工作。然而,由于内业资料的收集管理尚未受到重视,内业资料员一般是由刚毕业的大学生、或者能力较差的施工人员担任。另外,对内业资料人员的培训较少,也未能体现传、帮、带的传统,对于新人往往是过渡1~2个月就独立开始内业资料工作。有的项目内业资料外包,有的承包内业人员闭门编资料,与工程实际不吻合。有的承包内业资料的单位或个人,利用其他已竣工项目的内业资料,直接拷贝略作修改,作为在建工程内业资料,内业资料与施工过程完全脱节。

1.3内业资料缺乏实时性

纸质化的管理是目前内业资料的主要形式,然而纸质的管理容易导致内业资料不具有实时性。如一份材料,首先施工单位的内业资料员填写,然后到施工单位负责人,再到监理单位或建设单位,相关部门签字后再返回,所需的时间较长。严重的可能影响施工进度,也滋生了工程上有些先施工后补材料现象。

1.4内业资料真实性存在不足

纸质化形式,也给内业资料的修改甚至造假提供了空间。目前,纸质化材料一般是各方签字后,最后验收时由施工单位统一收集、整理等,对于一些漏掉的材料或者最终统计评定不合格的材料,施工单位可进行补充或替换。如钢筋原材料的进场验收,发现有些批次漏检或者检查的批次不够或报告不对应等现象。而此时,工程也已施工完成,参建各方只能相互协商,采用一些措施进行补充等,从而使内业资料在表面上符合验收的要求。

2工程电子文件一体化建设

2.1编制期文件真实性控制

纸质文件的真实性和有效性在一定程度上无法得到真正的保证。基此,要提高电子文件的真实性和有效性,需要建立相应的控制措施。2.1.1电子文件节点时间记录电子资料软件需建立健全电子文件日期记录体系,明确电子文件的创建日期、修改日期以及提交相关责任人盖章等日期,这样可以通过电子文件表格内部输入的施工日期与系统记录日期的对比,查验电子资料管理系统统计各类文件实际填报日期与工程实际建造日期的脱节程度。2.1.2使用掌上设备采集数据系统应借助物联网技术,使用数据自动采集设备或掌上输入设备采集数据,可以通过对现场实际检查情况进行拍照,检验该验收项目现场记录,监理人员的现场确认以及现场验收日期,使其无法更改以有效提高数据采集的效率和准确性。确保所形成的电子文件质量和效率,进而从源头上保障电子文件及其所记载数据的准确性,为形成优质电子档案及工程建设项目信息化管理的底层数据奠定基础。

2.2规范化签章审核平台

为了保证电子文件签章过程的有效性和合法性,并且避免部分软件厂商通过相应的计算机功能开发,以通过后台服务器在相关人员还没有审批的状态下进行批量盖章,必须建立规范化的签章审核平台。通过规范化的签章审核平台,建立和健全相应的签章流程,保证各个环节的签章都是由对应责任人进行签章,参建各方把内业资料上传到信息交互平台上。通过建立规范化的数字签章管理平台,并且对签章的每个环节进行记录和比对,保证内业资料的实时性和不可更改性[3]。规范化的签章审核平台应具符合以下3点要求。2.2.1文件盖章应单独授权文件不能通过后台电子章的批量盖章,在没有得到相关责任人授权的情况下,不允许后台自动进行签字章的加盖。并且,每份文件都必须由相关责任人审核后加盖数字签章,或经相关责任人授权后方可加盖数字签章,不得使用任何快速或者便利的手段在责任人未进行文件评阅之前进行加盖个人签字章。2.2.2签章应生成文件元数据电子文件的过程信息、版本信息、背景信息是大数据环境下实现对电子文件形成和管理过程的追溯及满足知识管理需求的重要信息。因此,需要系统能够及时、有效、完整地捕获相关元数据,并且在进行电子文件归档时,元数据信息也是电子文件归档时有效性的重要依据。2.2.3电子签名的技术要求电子签章是保证电子文件真实、准确、可靠的重要手段。为确保电子签章的法律效力,各单位应采用获得国家工业和信息化部、国家密码管理局等部门许可的电子认证机构发放的电子签章。为避免重复购置,各单位可申请在各地市住房和城乡建设领域能够通行通用的电子签章。

2.3电子文件整理、鉴定

电子文件在进行工程竣工后,需要在电子文件移交档案馆之前对电子文件进行整理,并对电子文件的有效性进行鉴定。2.3.1规范化的整理标准每个项目应按“项目•案卷•文件”的层级整理文件夹树型结构,并逐级著录元数据信息。项目级元数据著录,应对一个工程的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。案卷级元数据著录,应对电子案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。文件级元数据著录,应对工程电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。参建各方在各自的工程电子文件报送系统中建立电子案卷目录,在目录下整理、著录工程电子文件。提交时报送系统的电子文件、著录数据将自动对应汇总到公共交互平台的指定案卷内。参建各方也可参考图1结构建立电子案卷、整理电子文件。图1电子案卷逻辑结构示例2.3.2第三方检查机构电子文件归档前,由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测。经鉴定和检测后,由相关责任人确认归档,赋予归档标志。电子文件由形成部门负责电子文件的鉴定和检测,难免存在对检验工作的不重视,因此接收部门在接收电子档案时应对电子档案再次进行检验,以确保电子档案的质量。但是在实际情况中,“使用单位”可能会不重视这项工作,或不具备检验的技术能力。因此,建议引入有技术能力的第三方检测机构或档案管理部门协助电子档案的检验工作,确保其真实、可靠、完整、可用。

2.4电子文件归档

勘察、设计、施工、监理等单位形成的建设工程电子档案向建设单位移交,建设单位汇总后的建设工程电子档案向项目所属城建档案馆移交。所有移交过程中,交接双方均应填写《建设电子档案移交、接收登记表》,交接双方负责人必须签署审核意见、加盖电子签章。电子档案形成单位和保管单位,应配备光盘刻录设备,以利于在线电子档案脱机保存。对电子档案载体的定期检测及抽样机读检验,应制定详细的计划和严格的制度。一般而言,磁性载体每满2年、光盘每满4年须进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。转存和迁移都是保证电子档案永久保存的技术手段[4]。在实际工作中,应将二者有机结合起来,以减少工作量,提高工作效率。

3结论

建设工程电子文件是加强对建筑实体质量控制的有效手段,并且是无纸化办公的有效途径。在电子文件建设过程中,需要建立健全相关的电子文件一体化流程:(1)提高电子文件在编制时资料的有效性和合法性,应建立有效的时间节点以及进行现场实际情况拍摄,保障电子文件的真实性。(2)建立规范化的签章平台,规范电子文件的签章流程,并建立统一的元数据打包模式以加强数据后处理的统一性。(3)建立统一的文件整理目录,并通过有资质的第三方检测机构对电子文件进行检查,加强电子文件的完整可靠。(4)相关单位和管理人员应明确电子文件移交过程和档案载体的要求。

参考文献

[1]贾广社,王广斌.大型建设工程项目总控模式的研究[J].土木工程学报,2003,36(3):7-10.

[2]DBJ/T3-256-2016福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程[S].2016.

[3]中华人民共和国建设部.建设电子文件与电子档案管理规范[M].北京:中国建筑工业出版社,2007.

[4]邓学梅.公路工程内业资料整理技巧的创新[J].城市道桥与防洪,2017(7):171-172.

作者:翁韶琼 单位:福建国际经济技术合作促进中心

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