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社保档案数字化管理方法

 论文栏目:社会保险论文     更新时间:2017/12/15 9:09:25   

摘要:当前社会不断发展促使我国社会保障工作不断完善,随着社保档案数量的不断增加,如何实现有效管理关系着每一个社保人员的切身利益。加强社保档案管理对促进社会稳定发展,建设和谐社会有重要作用,但是又因为社保档案范围的广泛性和复杂性,给管理工作增加一定难度。为发挥社保档案的最大作用,要求在实际工作中应当认识到档案管理工作的重要性,并采取有效的管理手段提高社保档案管理质量。

关键词:社保档案;数字化管理;方法

社保档案记录参保者的详细信息,是其享受社会保险待遇的重要依据,所以社会档案在当前社会中发挥重要作用。随着信息化技术的不断发展,给社会档案管理工作带来新的发展机遇,社保档案实现信息化管理已经成为必然趋势。数字化管理是指以数字的形式对档案进行存储,实现快速查阅和保存,提高工作效率,为参保者提供更好的服务,加强对社保档案数字化管理方法的研究,不断提高社保档案管理质量,对促进社会发展具有重要意义。

一、档案数字化管理的必要性

人们生活和思想转变促使社会保险行业得到快速发展,社保档案呈现逐年增加趋势,这一发展现状促使社保档案管理不断适应社会发展,实现创新和优化。在社保档案管理工作中,主要包括登记、缴费、档案管理等工作,各项工作开展都关系着社保档案管理质量。当前传统社保管理方法已经无法满足社保事业发展需要,所以加强对社保档案管理的创新是当前面临的重要工作。随着信息化技术的不断发展,满足工作需要,建立一套不受人工干预并且工作效率高社保管理工作是社会发展必然需求。社保档案实现数字化管理可以将纸张档案输入计算机系统,并根据需要建立科学规范的电子档案目录,从而为后期的查询、修正等工作提供便利,并实现社保档案的永久保存。档案数字化管理是信息技术经过不断发展的产物,是适应社会发展的重要工作,其创新性具有重要应用价值。

二、社保档案数字化管理特点

1.实现快速查询

根据社会保险法相关规定,各级社保经办机构必须为参保者提供全面的档案信息查询服务,在传统设保档案管理模式下,对档案信息的查询主要以手工操作为主,这种方式不仅繁琐,而且在不断对原件的调取过程中导致纸质档案出现发黄变脆以及自己磨损等问题,在一定程度上影响档案的完整性。以职工的养老保险缴费为例,在对信息进行查询时需要消耗大量工作时间,短则几个小时长则几天不等,并且在查询过程中对纸张档案的翻看和复印容易导致资料出现损坏等问题,给查询工作带来一定难度。而数字化管理模式的出现,可以借助计算机查询,在搜索框只需输入员工社保号码即可获得职工的所有信息,包括历年缴费记录、政策性补缴等详细信息。数字化管理模式下,查询工作更加便捷,为工作人员节省大量时间,并且在数字化管理方式下并不需要调取档案原件,只需在计算机中查询档案图片即可实现打印复制等需求。

2.便于保存

传统社保档案管理工作是将纸质档案经过装订以后放置在档案柜中进行保存,一方面随着社保档案数量的增加需要占用更大储存空间,另一方面增加管理难度,纸质档案容易受潮发霉,在管理工作必须投入较大的人力和财力提高管理质量。而数字化管理模式下,纸质档案信息全部反应到计算机中,建立电子档案,并通过建立有效的网络维护等工作,提高管理安全性,在提高管理质量的同时,降低档案管理成本。

3.提高工作效率

在社保业务办理过程需要提供详细的纸质材料和证明等相关文件,并且还要合同或者相关证件进行扫描保存,工作内容繁杂,导致工作效率始终得不到有效提升,在当事人办理相关业务时,需要对参保人的信息反复进行核对,增加工作量。在数字化管理工作中,通过数据库中搜索可以将参保人的所有信息展现出来,大大减少工作量,节约工作时间,有效提高工作效率,树立良好的服务形象,促进社会实现和谐发展。

三、社保档案数字化管理方法探讨

1.建立专门的档案管理机构

为提高社保档案管理工作质量,在可以建立专门的档案管理机构,引进先进的档案管理设备,将档案管理场所进行固定,并制定完善的档案管理相关规范,通过对档案库房、阅览室以及办公室等工作场所的明确划分,提高档案管理的专业性。同时配备专业的档案管理人员,并定期进行培训,不但提高学习新的档案管理方法,从而不断促进档案管理水平的提高。

2.建立完善的社会保险档案管理体制

在数字化管理方法实现推广使用的同时,需要规范的制度进行管理和约束,我国颁布的《社会保险业务档案管理规定》为社保档案管理提供可靠保证。在档案管理新时期,为提高档案管理工作质量,必须对相关制度加以完善,将社保档案管理工作作为经办业务流程和经办人员的岗位职责,从而使全员参与到档案管理工作中。完整的档案管理制度还应当包括对档案收集归档整理工作的规定,根据档案的类型和特点采用不同的管理方法。在经办社保档案管理业务时,可以生成相应的档案编号,便于后期查询,同时按照系统工作流程规范人工操作流程,实现对每个环节的管理,降低风险发生几率。

3.实现档案系统与业务信息的无缝对接

社保档案主要为参保人办理各项业务而服务,为了提高服务质量,实现档案系统与业务信息的无缝对接具有重要作用,这一功能的应用只需对档案查询一次即可实现高速扫描、分类和真空塑封等技术,在最短时间内将传统纸质档案全面转化成数字化信息。

四、结语

在社会保险档案管理工作中,参保人员具有复杂性特点,在一定程度上增加工作的难度,为保证工作质量,必须对规范档案管理工作流程,实现高效管理。在信息化技术快速发展下,实现社保档案的数字化管理对整体工作以及社会发展有重要作用。不仅实现社保档案的规范化管理而且在信息化快速发展新时期,可以提高档案信息的实效性和应用性,是顺应时代发展的重要体现。

参考文献:

[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业,2014(2).

[2]池利蓉.加强对社保档案数字化管理研究[J].黑龙江史志,2014(5).

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[5]马万强.对社保业务纸质档案数字化管理的思考[J].人事天地,2013(2).

作者:杨杰 单位:鄄城县人力资源和社会保障局

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